O sistema ERP Protheus é um software criado pela TOTVS com a missão de tornar o dia a dia das empresas mais produtivos.
Suas funcionalidades se propõem a transformar tarefas manuais e repetitivas em automáticas, compartilhar informações entre departamentos, gerenciar os recursos da empresa (estoque, máquinas, funcionários, dinheiro, fornecedores, clientes …) e emitir documentos/relatórios de forma simplificada.
Para atender gigantes do mercado como Scala (laticínios) e Therezópolis (cervejaria), a solução conta com centenas de funcionalidades e oferece bastante flexibilidade para adaptações.
Apesar de tudo isso tornar o ERP Protheus um dos mais completos do mercado, alguns pontos chamam a atenção e causam preocupação nos clientes:
- Com tantas rotinas, qual é a curva de aprendizado necessária para operar o sistema ?
- Como saber quais módulos eu preciso contratar ?
- Tenho algumas particularidades na minha operação, o sistema conseguirá me atender ?
- Demora muito tempo para implantar ?
- Isso deve custar uma fortuna !
Nesse artigo, nós separamos algumas dicas para te mostrar a melhor forma de ter sucesso na contratação do Protheus.
Por que você precisa de uma Consultoria Protheus ?
Os benefícios da implantação do Protheus são evidentes: controle e confiabilidade nos dados + ampliação da visão para melhor tomada de decisões + processos mais rápidos + equipe mais produtiva + redução de custos + vantagem competitiva (excelência operacional) = empresa mais lucrativa e crescendo.
É claro que tudo isso não acontece do dia para a noite. E sim, é verdade: todos os principais ERPs do mercado envolvem um certo nível de complexidade para ser implantado. E isso aumenta proporcionalmente ao tamanho da sua empresa e ao número de especificidades da sua operação ou segmento.
Esse é um aspecto totalmente natural e faz parte do mundo corporativo. Qualquer solução, framework ou método que mude a forma como as pessoas executam a maioria de suas tarefas, vai trazer consigo algumas dificuldades de adaptação e aderência.
A boa notícia é que existem empresas especializadas na implantação desse software. Elas são chamadas de consultoria Protheus, pois seus serviços visam te auxiliar no uso da ferramenta da melhor forma possível.
Normalmente, elas serão responsáveis por oferecer treinamento, te ajudar na escolha das melhores funcionalidades e adaptar o sistema às suas necessidades.
Além disso, uma boa consultoria Protheus com certeza saberá a melhor forma de simplificar a implantação, usando técnicas de gestão de mudança para tornar o processo muito menos custoso e mais rápido.
Note que essas eram algumas das preocupações citadas na introdução deste artigo. Assim, podemos dizer que você precisa de uma consultoria Protheus para garantir o sucesso no seu uso.
O que avaliar na contratação de uma consultoria ?
Você já entendeu que precisa do auxílio de uma empresa com conhecimento técnico e especializado para te guiar em meio a tantas opções, certo ?
Mas é nesse ponto que as empresas erram e prejudicam o sucesso do projeto: a implantação de um ERP jamais deveria ser puramente técnica.
Além do conhecimento em TI, programação e no próprio Protheus, é extremamente importante contar com uma consultoria que tenha visão de negócios.
Nada mais justo, afinal o sistema será responsável por ser o coração da sua empresa, recebendo e bombeando informações por todos os departamentos, passando por todos os processos e regras de negócio.
Os benefícios de contratar uma consultoria com conhecimento em negócios e experiência de mercado são diversos. Podemos citar alguns:
- Ela entenderá melhor o que você realmente precisa e saberá qual solução está o mais próximo possível de atender essa demanda.
- A implantação será mais rápida, pois será necessário menos tempo de alinhamento, visto que a consultoria já tem uma noção prévia de como alguns processos funcionam.
- Você não irá contratar funcionalidades que não precisa, tornando o custo de aquisição menor.
- As customizações serão mais assertivas e só serão feitas se forem mesmo necessárias.
- Você não precisará passar por tantos testes de tentativa e erro. Uma consultoria com experiência já viu centenas de implantações e poderá te auxiliar no que costuma ou não funcionar.
Portanto, a dica que queremos transmitir é: dê preferência para uma consultoria com experiência de mercado, conhecimento em negócios (além do técnico) e que possua cases de sucesso em segmentos/empresas parecidos(as) com a sua !
Quais são os modelos de contratação ?
Como em qualquer setor do mercado, existem diversas formas de contratação de uma consultoria Protheus.
As principais são: contrato mensal ou pontual, sob demanda, outsourcing e pacote de chamados, mas podem existir outros métodos, ficando a critério do fornecedor.
Vamos detalhar um pouco mais sobre cada modelo.
Contrato mensal
Nesse modelo, o contratante e o contratado entram em um acordo prévio com escopo e preço fechados.
Ou seja, haverá um pacto sobre o que será feito, em qual prazo, sob quais condições e por qual valor.
É muito comum empresas optarem por fechar um contrato mensal para estreitar a relação, trabalhar de forma preventiva e não precisa esperar o problema aparecer para procurar alguém, já que sempre terá alguém disponível (previamente contratado) para cuidar do seu ERP.
Sob demanda
Nessa segunda maneira, a empresa só faz negócios com a consultoria quando identifica um problema ou uma necessidade, sem compromisso prévio de pagar um valor mensal, por exemplo.
Ao precisar de suporte, atualização ou correção de algum erro, a empresa entra em contato com o fornecedor e solicita ajuda.
Nesse caso, o fornecedor do serviço normalmente irá combinar um preço pela sua hora e enviar a “fatura” apenas no final com o número de horas gastas (variável) ou acordar um valor prévio para resolver o problema (fixo).
Ela é mais comum em implantações, auditorias ou revitalizações, pois o projeto tem claramente começo, meio e fim (diferente de um contrato mensal com término indefinido).
Em caso de suporte, a empresa corre o risco de precisar esperar, já que o fornecedor não estava preparado previamente para atender essa demanda, que muitas vezes é urgente.
Outsourcing (Terceirização)
Esse é um modelo geralmente usado em corporações de maior porte, que possuem dezenas de usuários e precisam de extrema agilidade na resolução de problemas.
Sendo assim, optam por contratar os recursos de um terceiro por um determinado período.
Para exemplificar, vamos imaginar que você dirige a operação de uma empresa com 100 funcionários. Considere que o Protheus passou por uma atualização e os usuários precisam de um período de adaptação.
Nesse caso, pode ser uma boa opção contratar uma consultoria para lhe oferecer recursos.
Ela poderia, por exemplo, alocar um consultor dela em período integral durante 2 meses na sua empresa para acompanhar sua equipe nessa transição, realizando treinamentos e resolvendo problemas pontuais do dia a dia.
Em geral, esse tipo de contratação tem um período determinado para encerrar (com possibilidade de expansão) e valores predefinidos.
Pacote de chamados
Nesse outro modelo, a contratação é feita com um acordo relacionado ao número de solicitações de suporte (chamados) que você pode fazer.
Ou seja, quando você ou alguém da sua equipe solicitar suporte ou atendimento, será consumido 1 chamado entre os X disponíveis que você contratou, independente do número de horas que essa solicitação demandará.
Como você deve ter percebido, o serviço que melhor combina com esse modelo é o de suporte e ele não faz muito sentido para implantações, por exemplo.
Fica a critério da consultoria (e do aceite do cliente) quais tipos de solicitações serão consideradas incluídas.
Em geral, divide-se os níveis de suporte em 3:
Nível 1: problemas simples de configuração, dúvidas do dia a dia, problemas de acesso, auxílio com erros desconhecidos pelo usuário, pequenos treinamentos etc.
Nível 2: problemas que exigem análise mais cuidadosa e mão de obra mais qualificada, pequenas atualizações, desenvolvimento de relatórios de média complexidade, ajuste de parâmetros etc.
Nível 3: desenvolvimento de novas soluções, customizações, atualizações complexas, migração de versão, implantação de novas funcionalidades ou módulos etc.
O mais comum é empresas venderem pacotes de atendimento que podem ser usados com solicitações de nível 1. Algumas incluem também chamados de nível 2 por um preço compatível com o esforço necessário.
Qual escolher ?
Não existe um modelo que seja melhor para todos os casos.
Algumas consultorias trabalham com mais de um e até mesmo fazem a união, criando métodos híbridos.
Nesse caso, seria interessante solicitar uma análise sobre qual deles combina mais com o estilo da SUA empresa.
Obviamente, para evitar que um dos lados se beneficie mais do que o outro, o diagnóstico feito pela consultoria deve contar com dados concretos e cases de sucesso que apoiem o ponto de vista defendido.
Consultorias Independentes ou Homologadas ?
Existem algumas diferenças entre as consultorias que são ou não vinculadas ao fabricante do ERP.
As consultorias homologadas possuem o direito de vender licenças diretamente ao cliente e mantêm contato direto com o time de suporte e produto interno da TOTVS.
Sendo assim, estão sempre à frente nas atualizações e correções, podendo solicitar apoio diretamente para o fabricante.
Já as independentes, não possuem ligação com a detentora dos direitos do software e atuam sem qualquer garantia da metodologia indicada pela TOTVS.
No quesito suporte, implantação e manutenção, ambas podem prestar serviços normalmente, sem afetar a garantia do produto.
Na prática, segundo a própria TOTVS (em um artigo publicado em seu site), a homologação visa garantir a qualidade e o uso das melhores metodologias de implantação e manutenção, por meio da oficialização de canais parceiros.
Como funciona a consultoria Protheus prestada pela UPduo ?
Nós somos uma empresa de consultoria fundada com o objetivo de proporcionar aos nossos clientes a melhor experiência possível no uso do ERP TOTVS Protheus.
Nossa equipe conta com o apoio de profissionais seniores com décadas de experiência no mercado. Isso garante o know-how necessário para realizar implantações, prestar suporte e consultoria aderentes a diferentes tipos de demandas.
Nosso processo de 4 passos para implantação do Protheus
Após a contratação, nosso primeiro passo é a análise minuciosa de cada detalhe que compõe a operação do seu negócio.
Assim, poderemos entender onde estão os seus gargalos e encontrar oportunidades de melhoria.
Em segundo lugar, com base nos problemas que identificamos na sua gestão, iremos propor uma solução adequada e personalizada, para que a configuração do ERP fique totalmente aderente ao seu modelo de negócio.
O terceiro passo é coletar os dados armazenados em planilhas/cadernos e transferi-los para o Protheus.
Faremos a parametrização e a adequação dos processos dentro do ERP, levando em consideração como eram feitos antes, para garantir a melhor adequação.
O quarto passo é acompanhar o feedback do seu time para realizar treinamentos e otimizar sua experiência, deixando seu software atualizado para as novas exigências do mercado e realizando o suporte necessário para o bom uso.
Quer saber mais ?
Levando em consideração todas as nossas dicas, caso tenha se interessado pelos nosso serviços, não deixe de entrar em contato para saber mais.
Nossa primeira visita é gratuita, na qual realizamos um diagnóstico completo dos problemas enfrentados pela sua empresa e te auxiliamos na melhor forma de otimizar sua operação usando tecnologia.
