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Implantação e escolha de um ERP: 11 erros para evitar

Quando o assunto é implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning), os diretores de TI de hoje têm mais opções do que nunca. Sistemas locais, SaaS baseado em cloud, soluções baseadas na indústria, existe uma variedade realmente grande.

Os tomadores de decisão podem se sentir perdidos ao tentar determinar quais recursos e funções são os mais importantes.

Por isso, separamos 11 dicas sobre como navegar nesse cenário complexo. Especificamente, trouxemos os maiores erros que os executivos cometem ao escolher e implantar um sistema ERP – e também sugestões de como as organizações podem evitar erros potencialmente dispendiosos.

 

1. Não identificar cuidadosamente os requisitos

Ao contratar uma solução ERP, infelizmente muitas empresas simplesmente querem deixar os processos como estão e apenas automatizá-los.

Isso pode ser um grande erro, pois a implantação do software é uma ótima oportunidade de reavaliar como as coisas são feitas dentro do seu negócio.

Dedique tempo suficiente para analisar os seus processos, procurar pontos de melhoria e reprojetar o que for necessário.

Muitos executivos falham em identificar os pontos cruciais que determinarão se o projeto terá ou não sucesso.

Quando isso acontece, processos ruins são internalizados dentro do sistema. Isso só vai fazer com que um processo ruim seja executado um pouco mais rápido.

Esse nunca é (ou deveria ser) o objetivo da empresa que contrata um ERP. Ou seja, ocorrerá um potencial fracasso de projeto que poderia ter sido evitado.

Por isso, a UPduo se preocupa em auxiliar os gestores tanto na parte técnica quanto na estratégica de uma implantação / migração.

Assim, problemas críticos e processos desatualizados, ineficientes e complexos podem ser identificados, abordados e corrigidos antes de iniciar o processo de implantação, evitando que sejam movidos para a nova plataforma.

 

2. Não incluir usuários finais (de todos os departamentos) no processo de tomada de decisão

Ao contratar um sistema ERP, grande parte das organizações concentram seus esforços em obter aprovação dos cargos de liderança, quando na verdade deveriam envolver os usuários que mais utilizarão o software no dia a dia.

É muito importante envolver não apenas o setor de TI, mas toda a organização, passando por finanças, operações, manufatura, armazenagem, tudo !

Lembre-se que os usuários finais terão relação direta com o sucesso ou não da implantação.

São eles que utilizarão as funcionalidades todos os dias. Se não estiverem satisfeitos, nada funcionará bem.

Além disso, ao dar autonomia para sua equipe, você obterá auxílio para ampliar sua visão sobre o que realmente importa.

O objetivo é que todos se reunam e definam requisitos para encontrar a melhor solução possível, sem imposições.

 

3. Orçamento insuficiente para a equipe de tecnologia

Frequentemente vemos líderes subestimando as despesas envolvidas com uma implantação bem feita.

Após meses de projeto, percebem a discrepância entre o planejado e o realizado, resolvendo abortar o processo.

Algumas empresas levam ao extremo o objetivo de tentar realizar mais com menos. Normalmente, não dá certo…

Isso torna o processo pouco flexível devido ao orçamento baixo para contornar situações e gera atritos entre sua empresa e o fornecedor (que se sente desvalorizado).

Não estamos dizendo que para implantar um ERP é preciso investir necessariamente centenas de milhares de reais anualmente.

Tudo depende do tamanho da sua organização e da complexidade dos seus processos. O importante é ser coerente e saber o nível de investimento necessário para o porte da sua empresa.

Por isso, reserve tempo suficiente para orçar gastos com licenças, infraestrutura, mão de obra, fornecedor, suporte, manutenção.

Lembre-se que está contratando um software que servirá de base para a agilidade da operação, tomada de decisões e crescimento da sua empresa.

Assim, evitará surpresas e frustrações no futuro e terá muito mais chances de obter sucesso.

 

4. Não pesar os prós e os contras do ERP local versus o baseado em nuvem

Antes de decidir entre uma solução de ERP local e uma solução de ERP baseada na nuvem, as empresas devem avaliar vários fatores.

Tome cuidado com as tendências e sempre verifique se fazem sentido no contexto em que seu negócio está inserido.

Embora a alternativa em nuvem seja uma solução que oferece diversos benefícios, é preciso se atentar às suas individualidades.

Procure entender a diferença entre Saas (Software as a Service) e IaaS (Infrastructure as a Service).

É diferente contratar um software que roda na nuvem (SaaS) e contratar uma infraestrutura em nuvem para implantar o software (IaaS).

Os clientes também precisam entender os novos desafios organizacionais que o SaaS pode representar.

São soluções que não podem ser personalizadas, forçando os usuários a adaptar os processos de negócio ao software.

Isso acarretará em mudanças nas integrações com outros sistemas e dificuldade em suprir necessidades específicas para um determinado segmento de mercado.

 

5. Não incluir uma solução específica do setor no processo de tomada de decisão (se relevante)

Ao escolher uma solução de ERP, é importante levar em consideração as necessidades específicas da sua indústria.

Um software especializado para o seu segmento pode ser vantajoso para cobrir as especificidades, mas pode deixar a desejar em questões mais abrangentes como os setores fiscal, contábil e adequação às leis, por exemplo.

Procure balancear e buscar entender o que faz mais sentido para o seu segmento. Novamente, o porte da sua empresa é muito importante.

 

6. Focar apenas nos recursos

Obviamente, os recursos e funcionalidades são a base para que sua empresa consiga desempenhar os processos.

Mas alguns pontos, muitas vezes negligenciados, também assumem um papel importante no projeto.

Podemos citar entre eles: histórico de sucesso da indústria, personalização, flexibilidade, customização, capacidade de integração, escalabilidade, suporte ao cliente, cases de sucesso no seu segmento etc.

Quanto mais informação relevante, melhor. Só tome cuidado para não adiar excessivamente o processo de decisão, já que o mercado atual exige adaptações rápidas.

 

7. Tentar implementar o sistema tudo de uma vez

Os softwares ERP são complexos, pois ligam os pontos de toda a operação de uma empresa.

Por isso, não dá para determinar todos os requisitos de implementação antecipadamente.

Sendo assim, os projetos que possuem um escopo fixo, implantam tudo de uma vez, para só depois treinar os usuários e entrar em operação, simplesmente não funcionam.

Por isso, na UPduo utilizamos uma implantação ágil e flexível. Realizamos tudo em pequenas etapas, entregando funcionalidades aos poucos e envolvendo o usuário em cada ciclo.

Assim, a empresa tem a oportunidade de participar ativamente do processo de implantação, conhecendo o software gradativamente e adaptando o que for necessário.

Do nosso lado, temos espaço para entender melhor as reais necessidades e priorizar o projeto. Além de obter feedback constante do usuário para encontrar potenciais pontos de melhoria e aprender constantemente.

 

8. Ignorar a gestão de mudanças

Gerenciar as mudanças é um requisito absoluto na implementação de um novo ERP.

Essa capacidade pode facilmente ser a habilidade mais importante que os executivos, gerentes e funcionários precisam dominar.

As transformações de negócios por meio do ERP não ocorrerão sem o gerenciamento eficaz das mudanças em três áreas organizacionais principais: pessoas, processos e tecnologia.

Com muita freqüência, as organizações olham apenas para a tecnologia de TI para integrar, otimizar e simplificar as operações de negócios.

Embora processos e sistemas exijam uma análise profunda, o fator “pessoas” precisa de uma consideração cuidadosa e de um planejamento estratégico como o resto.

Para evitar retrabalhos e garantir que os usuários finais entendam completamente as mudanças que ocorrerão após a entrada em operação, as organizações devem identificar as mudanças necessárias no início do projeto de implementação.

Além disso, o treinamento do usuário final deve considerar não apenas as tarefas técnicas do setor, mas também a alteração da interação com outros usuários e com sistemas que não fazem parte da nova solução.

Ao oferecer treinamento adequado, os usuários aceitarão o novo sistema em um ritmo mais rápido e com maior sucesso.

 

9. Não investir / apoiar a equipe de implementação

Participar ativamente da implantação é um processo importante. Ninguém conhece sua operação tão bem quanto você e isso é um ponto chave.

Quando uma consultoria solicita muitas informações, provavelmente é porque se importa com o resultado final e sabe que precisa conhecer todos os aspectos da sua operação para poder adequá-los ao sistema.

Forneça os dados, materiais, recursos e pessoas necessárias para garantir rapidez, eficiência e coerência na implantação do seu ERP.

 

10. Não comunicar regularmente informações (especialmente entre departamentos)

Uma das principais funções do ERP é integrar departamentos e fazer com que as informações fluam bem entre eles.

Porém é extremamente complicado de cumprir esse requisito quando os departamentos não se comunicam bem por questões culturais da empresa.

Para evitar esse problema, reúna pequenas equipes com representantes de todas as áreas, que se comuniquem bem, possuam influência nos setores que serão afetados pelas mudanças e tenham um objetivo em comum: ajudar a empresa a crescer de forma estruturada.

Verifique sempre se todos estão atualizados quanto ao andamento do projeto e se possuem alguma observação ou questionamento a fazer

 

11. Não ter um plano de manutenção

A instalação leva tempo e é trabalhosa, mas o trabalho dificilmente acaba quando o sistema entra em operação.

Esse fato é compreensível, já que um único software serve de base para toda a operação do negócio.

Não é preciso ir muito fundo para entender que sempre haverão adaptações, mudanças ou novos requisitos.

Por isso, as empresas devem planejar uma estratégia de manutenção periódica para manter tudo alinhado e melhorando constantemente.

Sistemas desatualizados podem colocar as empresas em risco por problemas de segurança e falhas nos processos de negócios.

Ter um plano definido e designar um fornecedor responsável pelo projeto e manutenção em um determinado momento garantirá que o sistema esteja sempre funcionando sem problemas e esteja atualizado com os as funções mais recentes.

 

Hora da decisão

Esperamos que esse artigo tenha clareado os conceitos necessários para ter sucesso na escolha certa do seu software.

Se restou alguma dúvida ou se quiser saber mais sobre nossa consultoria, não deixe de entrar em contato.

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