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Otimização de Processos

Otimização de Processos: Como Executar na Sua Empresa !

Quarta revolução industrial. Certamente você já ouviu falar nesse conceito. Afinal, a tecnologia está cada vez mais intensa dentro das empresas, ajudando as mesmas na otimização de processos e na busca pela máxima eficiência.

Dessa maneira, os negócios que não se atentarem ao fato, simplesmente estarão com seus dias contados no mercado. A exigência por parte dos clientes cresce constantemente. Sendo assim, qualquer desperdício de tempo, dinheiro ou recursos pode ser fatal para o seu negócio.

Mas como conseguir liderar uma equipe, garantir a máxima eficiência na gestão dos processos e gerar o valor almejado pelo cliente nos produtos e serviços oferecidos pelo meu empreendimento?

Essa é uma pergunta desafiadora e a resposta está na tecnologia. Ou seja, quanto maior for a automação de processos, maiores serão as chances de eliminar os desperdícios produtivos, atingindo assim a máxima produtividade.

 

O que é a Otimização de Processos?

Otimizar processos significa auditar todo o fluxo de atividade dentro de um negócio. E, quanto maior for o estabelecimento, mais complexa se torna essa auditoria e a implantação da automação de processos.

O principal objetivo dessa metodologia é identificar gargalos na empresa, bem como erros e desperdícios, procurando corrigi-los por meio da aplicação de um sistema racional. 

Geralmente, os gestores acreditam que os maiores problemas são relacionados com a linha de produção, o que nem sempre é verdade.

Quando pensamos em empresa, precisamos entendê-la como um todo. E isso vai desde o momento do planejamento estratégico até a entrega do produto acabado para o cliente. Cada um dos departamentos da empresa possui os seus processos próprios.

Para se aplicar a otimização de processos, é necessário primeiramente, desenvolver e seguir alguns passos, sendo eles:

  • Mapeamento das atividades de trabalho;
  • Identificação dos pontos que precisam ser melhorados;
  • Implementação de melhorias;
  • Monitoramento dos resultados.

 

Assim sendo, é preciso ir seguindo cada uma dessas etapas, dentro dos mais variados departamentos para conseguir garantir a melhoria na gestão de processos.

 

Primeiramente é preciso desenhar a empresa

O primeiro passo consiste em mapear todas as atividades de trabalho da empresa. Isso nada mais é do que conseguir desenhar sistematicamente uma empresa. Para fins didáticos, vamos trabalhar uma indústria de calçados femininos com quarenta funcionários.

(Note que a otimização de processos pode ocorrer em empresas de QUALQUER segmento, não apenas em indústrias).

Imagine que essa empresa possua os seguintes departamentos:

  • Comercial;
  • Desenvolvimento de produtos;
  • Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
  • Departamento Financeiro;
  • Planejamento e Controle da Produção;
  • Produção;
  • Compras;
  • Almoxarifado;
  • Faturamento e Logística;
  • Contabilidade.

 

Note que nela temos nove departamentos necessários para garantir um bom funcionamento. Saber encontrar os departamentos no seu empreendimento é o primeiro passo para mapeá-lo.

Feito isso, é importante mapear os processos de cada departamento, identificando processo por processo, ou seja, ver como é realizado hoje o trabalho de cada parte do seu negócio.

Vamos imaginar nesse exemplo, que tudo começa no departamento de desenvolvimento de produtos. Os processos desse setor podem, portanto, serem elencados da seguinte maneira:

  1. Estudo das tendências de mercado para a próxima estação;
  2. Análise dos modelos com maior tendência de vendas;
  3. Desenvolvimento do desenho dos modelos;
  4. Levantamento dos custos para compor o modelo;
  5. Análise de cenário para determinar o lançamento do produto.

 

Repare que dentro de um único departamento encontramos cinco processos distintos. Nesse caso, vamos imaginar que o produto foi lançado.

Então, primeiramente, considerando ser uma produção puxada, o produto vai para o setor comercial, que por sua vez possui os seguintes processos:

  1. Comunicação com os vendedores externos do lançamento do produto;
  2. Envio das amostras para os vendedores mostrarem para os clientes;
  3. Coleta dos pedidos de vendas de cada vendedor;
  4. Coleta do feedback e reclamação de cada cliente sobre os produtos em questão;
  5. Envio dos pedidos para o setor financeiro para análise e aprovação.

 

Novamente, encontramos mais cinco operações distintas em um único setor. Repare que o pedido ainda nem foi gerado e produzido. Mas vamos continuar o nosso exemplo prático.

O pedido nesse caso foi para o departamento financeiro que possui as seguintes etapas:

  1. Consulta do cliente aos mais variados órgãos de proteção de crédito;
  2. Aprovação e encaminhamento do pedido para a produção;
  3. Emissão dos Boletos e controle das contas a receber;
  4. Pagamentos e controle das contas a pagar;
  5. Cobranças de clientes que por alguma razão tornaram-se inadimplentes;
  6. Resolução de problemas como pedidos de prorrogação de pagamentos e ajuste do fluxo de caixa.

 

Novamente citamos mais alguns processos de um único setor. Ao fazer isso em toda a empresa, será possível encontrar todos os processos de todos os departamentos.

Quanto mais detalhado e específico for o mapeamento, mais fácil será a identificação dos problemas, encontrando assim de maneira mais simples a solução para eles.

 

Identificando os gargalos e criando métodos de melhoria

Depois de desenhar todos os processos da empresa, é preciso conseguir avaliar onde estão os gargalos, ou até mesmo, onde está havendo retrabalho. Isso irá ajudar a eliminar os desperdícios.

Pode-se encontrar retrabalho tanto na linha de produção, quanto em qualquer um dos setores existentes na empresa. Dessa forma, quando existe um desses dois problemas, certamente é neles que a empresa está perdendo dinheiro.

Afinal, o gargalo limita a possibilidade de uma expansão produtiva, que poderia garantir maior ganho com produtividade. Fazendo com que um processo vá e volte mais de uma vez, desperdiçando recursos.

Quanto mais manuais forem os processos, maiores serão as chances deles apresentarem erros e déficits. Por isso, ao mapear toda a empresa é imprescindível implantar um sistema de gestão eficiente e automatizado.

A automatização garante um método de trabalho no qual o próprio sistema cria um fluxo que precisa ser seguido. Esse fluxo se interliga entre os departamentos, melhorando, inclusive, a comunicação entre eles.

Nesse exemplo que demos acima, note que o setor comercial passou o pedido para o setor financeiro analisar a liberação do crédito para o cliente. Depois, o financeiro irá encaminhar o pedido para o PCP.

Depois de produzido o pedido, ele irá voltar novamente para o mesmo departamento financeiro fazer a emissão das faturas e encaminhá-las para o cliente.

Vamos imaginar que, ao implantar um processo de gestão, chegou-se a conclusão que a análise de crédito deveria ser feita pelo próprio departamento comercial.

Isso eliminaria um retrabalho do pedido andar duas vezes em tempos diferentes pelo mesmo setor, nesse caso, o financeiro. Esse é apenas um ponto, mas quando levamos a análise para uma linha de produção é possível identificar ainda mais pontos como esse.

 

Implementação das melhorias no processo

Depois de mapear todos os processos e conseguir identificar os pontos fracos é preciso melhorá-los. Isso consiste dizer que é preciso implantar a tecnologia.

Vamos imaginar que nesse exemplo que demos, dentro da linha de produção, para se confeccionar um modelo de sandálias eram necessários os seguintes processos:

  1. Corte do material que irá compor a parte de cima do calçado;
  2. Corte do material que irá encapar a palmilha do calçado;
  3. Encapamento da palmilha;
  4. Colagem da parte de cima na palmilha;
  5. Aplicação da palmilha na sola;
  6. Aplicação de fivela enfeite sobre a parte de cima;
  7. Conferência da conformidade e encaixotamento do calçado;
  8. Novamente encaixotamento, desta vez em caixas coletoras contendo 12 caixas de calçados cada;
  9. Encaminhamento dos produtos para o almoxarifado.

 

Nesse exemplo, a empresa utilizou nove operações para realizar a fabricação de um produto.

Vamos imaginar que ao levantar e mapear esses processos foi notado que sua capacidade de corte de material para compor a parte de cima do calçado era de 1000 unidades por hora, enquanto o corte do material para encapar a palmilha era de 800 unidades.

Consequentemente, toda a produção se baseava no gargalo, ou seja, nas 800 unidades de palmilha.

Isso gerava uma perda de 20% de capacidade produtiva por hora. Ao identificar esse gargalo, a empresa comprou uma máquina mais eficiente, e com isso conseguiu eliminar o gargalo e aumentar a produtividade.

A consequência disso foi preço mais competitivo para o cliente e aumento das vendas. Novamente, nos detivemos em apenas uma única etapa de todo o processo. Mas quando é feito um trabalho como um todo, a redução é ainda mais profunda.

 

Monitoramento dos resultados

A última etapa de um processo de otimização é monitorar os resultados, e isso consiste em criar indicadores de medição que podem ser avaliados mensalmente, ou até mesmo, diariamente pela diretora da empresa.

Esses indicadores irão mostrar se a implantação e melhoria realmente estão surtindo resultados positivos, bem como se novos gargalos estão aparecendo dentro da produção ou de qualquer outro departamento.

Note novamente como a tecnologia se faz importante. Afinal, quando é implantado um sistema de gestão inteligente, interligando todas as etapas do processo, é possível extrair dados mais satisfatórios para a geração dos indicadores.

Esses indicadores poderão fornecer informações valiosas como produtividade/hora, giro do estoque, inadimplência, produtividade por setor, tempo de venda de um lançamento, entre outros.

Quanto mais tecnologia uma empresa consegue aplicar em seus processos, maiores serão as chances de otimização dos mesmos, garantindo, dessa maneira, maior eliminação dos desperdícios produtivos.

 

Vantagens de automatizar os processos produtivos

Agora que já sabemos como é feita a otimização dos processos, vamos falar um pouco sobre as vantagens que ela traz para sua empresa.

A primeira vantagem é que ela é capaz de eliminar os pontos que estavam travando o negócio. Com isso também é eliminado o desperdício, melhorando a produtividade da empresa.

A segunda e principal vantagem é o aumento do lucro líquido da empresa. Pois vamos imaginar que um produto para ser produzido custe R$5,00 tratando-se apenas de matéria-prima. E que esse mesmo produto é vendido por R$10,00.

A diferença entre o valor de compra e o valor de venda é o que chamamos de lucro bruto, nesse caso R$5,00. Esse lucro bruto será usado para pagar as despesas fixas e variáveis da empresa, e o que restar é o lucro líquido.

Ou seja, quanto mais eficientes forem os processos produtivos, menores serão as despesas fixas, também chamadas de despesas operacionais do negócio. Então, vamos imaginar um exemplo bem simples.

A empresa produzia 800 unidades por hora do produto. Considerando 160 horas por mês, temos uma produção de 128 mil unidades, que vendidas a R$10,00 geram um faturamento de R$ 1.280 milhão e um custo de R$ 640 mil para a companhia.

Nesse exemplo temos um lucro bruto de R$640 mil. Vamos então imaginar que as despesas fixas sejam de R$ 400 mil e as despesas variáveis de R$200 mil nesse exemplo. Subtraindo-as, a empresa obteve um lucro líquido de R$ 40 mil.

Agora vamos imaginar que ao identificar o gargalo, a empresa conseguiu ao adquirir uma máquina aumentar a produtividade de 800 para 1000 unidades/hora sem aumentar as despesas fixas.

Nesse exemplo, a produção saltou de 128 mil unidades para 160 mil unidades/mês. Isso gerou um faturamento de R$1,600 milhão e um custo com matéria-prima de R$800 mil. Desse modo, a empresa conseguiu atingir um lucro bruto de R$800 mil.

Subtraindo os R$400 mil de despesas fixas e os R$200 mil de despesas variáveis, chegamos a um lucro líquido de R$200 mil. Ou seja, cinco vezes maior que o lucro anterior de R$40 mil, aumentando apenas 20% da produção/hora.

Note que um pequeno impacto na produção pode causar um grande impacto no lucro líquido, pois ele sempre cresce de maneira exponencial às vendas, e não proporcional.

 

Começando a implementação da Otimização de Processos

Como podemos notar, a automação de processos traz um ganho significativo para as empresas e melhora diversos aspectos, o que acarretará em maior crescimento.

Além disso, muitas vezes os gargalos são tão sutis que acaba passando despercebido pela percepção humana.

Uma das práticas que vem ganhando bastante espaço, colaborando para o aumento da produtividade e queda de custos é a inserção ERP na linha de produção e nos processos administrativos.

Um sistema integrado de gestão empresarial pode fazer toda a diferença para o seu negócio. Afinal, com ele é possível conectar todos os departamentos, eliminando gargalos e colaborando para uma melhor otimização dos processos.

É importante que o ERP seja capaz de gerar um compartilhamento dinâmico das informações, para garantir a otimização dos processos. Além disso, ele precisa ser de fácil acesso e ser utilizado em tempo real.

 

Entendendo melhor a relação do ERP com a Otimização de Processos

Agora que você já entendeu a importância da otimização de processos e também a necessidade de contratar uma empresa especializada para realizar isso, vamos falar um pouco do ERP.

Entendemos que a cadeia de valor produtiva é contínua assim como os processos produtivos. Tendo isso em mente, fica claro que um processo automatizado gera maior ganho de produtividade e, consequentemente, de lucro para o negócio.

Em um mercado onde as empresas estão cada vez mais recorrendo à tecnologia, fazer uso desses recursos se tornou fundamental para o ganho de competitividade de uma empresa. E é aí que a UPduo pode ajudar você nessa empreitada.

Nós somos uma empresa de consultoria, especialistas no único ERP do mercado capaz de atender empresas dos mais variados tamanhos e segmentos com a mesma eficiência. Automatizamos os processos chave e também integramos todas as áreas do seu negócio.

A TOTVS, criadora do ERP Protheus, é líder absoluta no mercado de PMEs do Brasil, criando soluções inovadoras capazes de transformar o dia a dia das empresas, ajudando-as a superar os desafios dos seus empreendimentos.

Ela está entre as maiores empresas de desenvolvimento de software de gestão do país. Para se ter uma ideia, nos últimos 5 anos foram investidos cerca de R$ 1,6 bilhão em pesquisa e desenvolvimento. Com isso o software atende as exigências para 12 setores da economia.

Então, se você está precisando começar a desenvolver a otimização de processos na sua empresa, já sabe quem procurar para te ajudar. Entre em contato conosco e solicite uma visita sem compromisso. Temos a certeza que podemos deixar o seu negócio ainda mais lucrativo. 

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