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Sistema Protheus: Conheça tudo sobre o ERP líder no mercado

O sistema Protheus é hoje o ERP líder no mercado e faz parte do dia a dia de dezenas de milhares de empresas. A solução criada pela TOTVS é extremamente completa e robusta, atendendo as necessidades de diversos segmentos de mercado.

Sendo assim, é importante que você ao menos conheça sobre a solução, pois ela provavelmente pode fazer a diferença no seu negócio.

Nesse artigo vamos apresentar uma descrição completa sobre as funcionalidades, vantagens, características e objetivos do sistema Protheus.

 

Microsiga ? Uma breve introdução antes de falar sobre o Protheus

 

Talvez você conheça o sistema pelo nome Microsiga Protheus. Na realidade, a Microsiga lançou em 1991 um software chamado Siga Advanced, criado para concorrer com ERPs estrangeiros que tinham custo elevado e não supriam as necessidades específicas do mercado brasileiro.

Após anos de muita evolução e aquisição de concorrentes como Datasul e RM, a Microsiga se transformou em TOTVS.

Além disso, em 1998, o sistema Protheus ganhou esse nome, fazendo referência a uma divindade grega que representa versatilidade, adaptabilidade e flexibilidade.

 

Qual o objetivo do sistema Protheus ?

 

Se você ainda não conhece os objetivos e as vantagens de adquirir um ERP, recomendamos que leia o artigo: O que é ERP ?

Em resumo, essa é uma ferramenta usada pelas empresas para estruturar processos, organizar as informações, aumentar a produtividade e apoiar o crescimento da operação.

Mas como e por que esses benefícios acontecem ?

Se quisermos gerenciar uma empresa com excelência, precisamos responder dezenas de perguntas a cada operação que acontece.

Abaixo estão alguns exemplos de questionamentos que podem ser feitos quando uma venda ocorre :

  • Qual produto ou serviço foi vendido ?
  • Quanto eu preciso pagar de comissão para o vendedor ?
  • Quais são os impostos e as respectivas alíquotas que preciso pagar ?
  • Qual a quantidade disponível no estoque após a venda ?
  • É preciso fazer a reposição do produto ? Se sim, quem é o fornecedor responsável ?
  • Quanto obtive de faturamento, custo, lucro e margem ?
  • Quem é o meu cliente ?
  • Qual foi a forma e a condição de pagamento ?
  • O meu cliente tinha crédito para parcelar a compra ?
  • Qual a data de vencimento e o número das parcelas ?

 

Analisando cada uma dessas questões, podemos separá-las por área de interesse.

Saber a quantidade disponível do produto é interesse do responsável pelo Estoque.

A condição de pagamento, o número de parcelas e as datas de vencimento interessam para o departamento Financeiro.

Ser avisado sobre a necessidade de repor um produto é muito importante para o responsável pelas Compras.

E assim por diante…

Por mais que a transação seja feita pela área de Vendas, praticamente toda a empresa precisa ser atualizada.

 

Aplicação do ERP Protheus na prática

 

Para simplificar o seu dia a dia e garantir extrema produtividade, o Protheus te auxilia na produção das informações e ainda reage automaticamente, executando as atividades necessárias.

O sistema centraliza toda a sua operação em um lugar só, separando em seções cada departamento do seu negócio. Essas seções são chamadas de módulos.

No exemplo que citamos, um usuário seria responsável por preencher os dados da venda no módulo Faturamento e todos os outros (Compras, Financeiro, Estoque e Contabilidade) seriam atualizados automaticamente.

É por isso que sua empresa se torna muito mais organizada, produtiva e orientada a dados concretos.

Para melhorar, você pode ir adicionando módulos sob medida conforme sua operação cresce e se torna mais complexa. Isso evita que você invista em algo que não precisa no momento, sem que se perca escalabilidade.

 

Quais segmentos de mercado são atendidos ?

 

Conforme mostram algumas pesquisas realizadas no Brasil, o ERP Protheus é o mais usado em PMEs que atuam nos seguintes segmentos:

  • Indústria e fabricação
  • Serviços
  • Varejo
  • Distribuição e logística
  • Agronegócio
  • Saúde

 

Neles, o Protheus se destacou como o mais utilizado, com aproximadamente 30% de participação no mercado.

Isso não significa que seja um software restrito para esses setores. Na realidade, a TOTVS detém uma ampla carteira de clientes em outras áreas, como Construção e Incorporação, Importação e Exportação, Comércios e Educação.

Por ser um software flexível que permite customizações e integrações, as possibilidades de adaptação para o seu modelo são muitas.

 

Principais módulos do Protheus e suas funcionalidades

 

Como dissemos anteriormente, cada área do seu negócio será controlada por um módulo, sendo que eles trocam informações entre si para automatizar processos.

Vamos dar alguns exemplos práticos de quais funcionalidades estão disponíveis e como elas se integram.

 

Faturamento e Vendas

 

Nesse módulo é possível gerenciar todo o processo de vendas, desde a análise de crédito do cliente até a emissão da nota fiscal.

Funciona integrado a diversos outros módulos (Estoque, Financeiro e Faturamento, por exemplo) e agiliza todo o processo necessário para a realização de uma venda.

Entre suas funções estão:

  • Cadastro de cliente
  • Realização de orçamentos
  • Emissão de um pedido de venda (para posterior análise)
  • Faturamento de pedidos (efetivação da venda por meio da emissão de NF-e / DANFE)
  • Visualização de relatórios (filtrados por data, forma de pagamento, vendedor, cliente, produto etc.)
  • Histórico de clientes

 

E muitas outras…

Exemplo de integração: ao realizar uma venda, em uma única tela você preenche informações pertinentes a atualização do estoque, condição de pagamento (datas e valores das parcelas), dados do cliente, dados do vendedor, informações de tributação e muito mais.

Após isso, o responsável pelo Faturamento já saberá que existe um pedido aguardando a aprovação para a emissão da nota fiscal. O responsável pelo Financeiro já pode provisionar o fluxo de caixa de acordo com a condição de pagamento. E o responsável pelas Compras pode avaliar a necessidade de reposição daquele produto.

 

Compras

 

Essa é a parte do sistema que cuida de toda a aquisição de produtos, matéria-prima ou serviços na empresa.

Aqui é feito o relacionamento com o fornecedor, seja na realização de cotações, consulta de solicitações de compra, realização de um pedido de compra ou registro de notas fiscais de entrada.

Também é possível configurar alçadas, ou seja, determinar quem pode realizar compras e qual o valor aprovado. Dessa forma sua equipe ganha autonomia e você mantém o controle.

Exemplo de integração: ao efetuar a venda de um produto ou consumir matéria-prima na produção, o sistema checa a configuração de estoque mínimo. Se for identificado que o item em questão atingiu a quantidade mínima, o sistema dispara automaticamente um pedido de compra ao fornecedor responsável.

 

Estoque e Custos

 

O módulo Estoque do Protheus permite o controle completo e rigoroso de cada detalhe do seu estoque. Isso inclui o controle de lotes, data de validade, estoque mínimo e máximo, localização no armazém, realização automática de inventário e outros.

Todas as movimentações envolvendo produtos / insumos são rastreadas e atualizam automaticamente o estoque.

Já foram citadas diversas integrações possíveis para o aumento da eficiência e o uso do máximo potencial desse módulo.

 

Financeiro

 

Esse módulo é o coração de qualquer empresa. Afinal, no fundo o que move a operação é o lucro, certo ?

Nessa área do ERP Protheus você poderá controlar tudo que diz respeito a entradas e saídas financeiras da sua empresa:

  • Contas a pagar e a receber
  • Títulos em aberto e títulos baixados (pagos)
  • Posição de clientes
  • Comunicação automática com o banco
  • Provisão de fluxo de caixa
  • Classificação por tipo de movimento (salários, aluguel, imposto, despesa bancária, material de escritório etc.)
  • Tesouraria
  • Extratos e saldos bancários.

 

São muitas as possibilidades para manter um raio-x completo das finanças do seu negócio.

Exemplo de integração: compartilhamento de informações para os módulos Faturamento, Fiscal e Contábil, gerando apurações automáticas de impostos, lucros e custos.

Além disso, é possível configurar um arquivo para transmissão e recebimento de informações direto do seu banco.

Assim, o sistema sabe “sozinho” o que foi pago, em qual data e por qual cliente, realizando as baixas e os movimentos financeiros praticamente sem necessitar de trabalho humano.

 

Planejamento e Controle de Produção

 

Extremamente essencial no setor de indústria manufatureira, o PCP cuida das ordens de produção, das estruturas do produto e da gestão do fluxo de produção.

Sem o auxílio de um ERP, fica complicado planejar a produção, checar o estoque para a fabricação, distribuir a carga para aproveitar a máxima eficiência das máquinas e disparar pedido de compras para fornecedores de matéria prima.

No Protheus, é possível programar a produção de forma manual, utilizando previsão de vendas ou sob medida através dos pedidos de venda. Temos ainda como programar a manutenção de máquinas e equipamentos e gerar relatórios de produção diária e de produção real.

E adivinha ?! Isso mesmo, tudo de forma integrada com o estoque e o financeiro.

 

Call Center

 

Área que cuida das ações relacionadas com atendimento, telemarketing, telecobranças e televendas.

Algumas funções são parecidas ou idênticas às de Vendas presentes no módulo Faturamento, com a diferença de possuir funcionalidades mais específicas para os vendedores.

Ideal para empresas que fazem campanhas pelo telefone ou querem segmentar quem vende, quem aprova e quem fatura.

As integrações também são muito parecidas com as que já foram citadas anteriormente.

 

Contabilidade Gerencial

 

O ERP permite a configuração completa para cumprimento das obrigações contábeis e tomada de decisões gerenciais usando os demonstrativos e indicadores.

Apuração automática de impostos e resultados, realização de balancetes, lançamentos contábeis, encerramento do exercício e consolidações são apenas alguns dos processos facilitados pelo módulo.

A geração do SPED Contábil também é extremamente facilitada, assim como o registro dos livros de contabilidade, liberando a equipe para atividades estratégicas.

Grande parte dos lançamentos podem ser automatizados a partir da configuração nos outros módulos.

 

TOTVS Automação Fiscal – TAF

 

Trabalhando de forma integrada, principalmente com o módulo de Contabilidade, é possível configurar layouts para obter apoio em todo o processo de tributação, passando pela entrega de obrigações principais e acessórias, incluindo o SPED Fiscal.

 

Soluções complementares

 

Hoje, é possível potencializar a eficiência da sua gestão integrando outras soluções ao Protheus.

A própria TOTVS já desenvolveu ou adquiriu diversos softwares que podem complementar as funcionalidades de qualquer ERP:

  • VTEX – Plataforma de E-commerce

 

  • Fluig – Plataforma de transformação digital, produtividade, gestão de documentos e rede social colaborativa com criação de páginas sem uso de programação

 

  • GoodData – Solução para análise de dados e inteligência de negócios (Analytics, Big Data e Business Intelligence)

 

  • Carol – Solução de Inteligência Artificial

 

  • App Meu Protheus – configuração de notificações em tempo real para as atividades que mais importam, como por exemplo o fechamento de estoque.

 

  • App Meus Ativos Fixos – controle completo dos ativos imobilizados, com uso celular para tirar fotos, ler códigos e registrar a localização

 

  • App Minha Prestação de Contas – controle de gastos dos seus funcionários, principalmente relacionados a passagens, acomodações, deslocamento e alimentação

 

  • App Meu CRM – gestão de visitas, leads, evolução do prospect pela jornada de compra, agendamento de apresentações etc.

 

  • App Meus Contratos – aprovação e o gerenciamento de contratos de compra e venda.

 

  • App Meu Coletor de Dados – coleta de dados por meio da leitura (com a câmera do celular) ou digitação do código de barras de determinado produto.

 

Para conhecer mais módulos e aplicativos, leia o artigo: Conheça 17 Apps e Módulos do Protheus, O ERP da TOTVS.

 

Resumo sobre as vantagens de utilizar o Protheus

 

O conjunto de todas as características descritas durante o artigo proporciona uma série de vantagens.

Você com certeza já identificou algumas, mas vamos fazer um resumo para garantir que nada tenha passado batido:

  • Com a estruturação de processos, sua operação mantêm um padrão de qualidade na execução de tarefas, garantindo sempre boas práticas

 

  • Reduzindo o trabalho manual com automações, conseguimos diminuir muito a ocorrência de erros de digitação e inconsistência nos dados

 

  • O aumento da velocidade na execução de tarefas faz com que o tempo da sua equipe seja melhor aproveitado e possa ser direcionado para atividades estratégicas

 

  • O tratamento de dados para produção de informações permite que você acompanhe tudo que precisa para tomar melhores decisões e não se basear em “achismos”

 

  • A possibilidade de adicionar novas funcionalidades sob medida permite que você invista naquilo que realmente precisa no momento, sem que precise trocar de ferramenta quando estiver pronto para expandir

 

  • As customizações tornam o software adaptável para diversos tipos de necessidade

 

  • É possível integrar o Protheus para trocar informações com diversos outros sistemas e aplicativos, sendo eles da TOTVS ou não

 

  • Hoje, já é possível ter mobilidade e levar sua gestão com você, usando seu iOS ou Android

 

  • Tomar decisões mais inteligentes baseando-se em dados, ter uma operação extremamente eficiente com baixa incidência de erros e reduzir custos graças as automações faz com que você adquira um enorme vantagem competitiva

 

 

Como funciona nossa consultoria na contratação do sistema Protheus ?

 

Integrar toda a operação dentro de um único sistema exige conhecimento técnico especializado e qualificado, por isso é extremamente recomendável a contratação de uma consultoria.

Com a ajuda de uma equipe experiente você diminui muito os riscos, pois conta com um direcionamento estratégico para realizar a configuração correta e garantir o retorno sobre o investimento.

Na nossa consultoria o primeiro passo é entender a fundo como os processos operacionais e administrativos estão sendo executados atualmente dentro do seu negócio.

Após isso, identificamos pontos de melhoria nos quais a tecnologia do sistema Protheus pode entrar em ação para maximizar sua produtividade e melhorar sua gestão.

Depois, realizamos todo o trabalho técnico para passar o fluxo de dados antigos para dentro do sistema, desenvolver rotinas personalizadas e configurar parâmetros / regras de negócios.

Trabalhamos em ciclos, entregando funcionalidades aos poucos para que sua equipe tenha tempo de se acostumar e ser treinada adequadamente.

Na pós-implantação, fornecemos o melhor suporte possível, aperfeiçoamos os treinamentos, tiramos dúvidas e realizamos toda a manutenção.

Mas o mais importante: acompanhamos constantemente o seu feedback para continuar sempre evoluindo os processos e sugerindo melhorias na parte técnica.

Se você tem uma empresa na região de São Paulo e quer otimizar sua gestão, agende uma conversa sem compromisso !

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 Nosso time de especialistas está à disposição para entender tudo sobre sua operação e propor melhorias sem compromisso

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