Muito se fala sobre a implantação de um sistema de gestão empresarial nas empresas. Mas você sabe os benefícios que isso proporciona para o seu negócio?
Essa questão é facilmente respondida quando olhamos para o passado, presente e futuro. Tente imaginar como eram as empresas lá na década de 80, 90 e até início dos anos 2000. A maioria dos processos eram feitos de maneira manual.
Na década de 90 quando os microcomputadores começaram a surgir, algumas empresas passaram a informatizar os dados. Mas de forma ainda bastante precária. Eram programas muitas vezes fragmentados setorialmente.
Ou seja, o departamento de compras possuía um sistema próprio, o financeiro outro e assim por diante. No final, a junção de todas as informações era feita manualmente. Isso sem contar quando o sistema não precisava ser complementado com planilhas em Excel.
Apesar de essa realidade parecer cena do passado, a verdade é que ela ainda está presente em grande parte das micro e pequenas empresas. E, acreditem, no futuro quem não possuir um sistema de gestão empresarial, simplesmente estará fora do mercado.
Mas afinal, o que é um sistema de gestão empresarial?
Um sistema de gestão empresarial é um software desenvolvido com a finalidade de facilitar o gerenciamento das mais variadas tarefas de gestão da sua empresa. Ele pode ir do mais simples ao mais sofisticado.
É preciso entender que cada tipo de negócio possui as suas peculiaridades. O comércio, a indústria e a prestação de serviços possuem diferenças entre si. Essas diferenças impactam diretamente no próprio sistema de gestão.
Enquanto uma indústria compra diversas matérias-primas que muitas vezes são fragmentadas para se chegar a um produto final, o comércio já compra o produto acabado. Repare que para desenvolver o custo do produto é bem mais complexo na indústria do que no comércio.
Desse modo, o sistema da indústria precisa permitir encontrar a quantia exata de matéria-prima que será usada em cada produto. Agora vamos imaginar a prestação de serviços que não comercializa produtos.
Nesse caso é completamente diferente, pois não há custo da mercadoria vendida, mas por outro lado existe o tempo que se demora em produzir um serviço. Logo, é preciso encontrar o custo hora. Conseguiu entender a diferença?
Agora pense comigo, esse é apenas um ponto da gestão empresarial que compreende muito mais do que o custo, afinal uma empresa precisa vender, produzir, receber, divulgar, enfim, são inúmeros os processos.
O sistema de gestão cria uma inteligência artificial na empresa
Não, não é sensacionalismo. Os softwares de gestão são programados para fornecer relatórios já prontos para algumas áreas da empresa. Vamos tomar por base o departamento contábil que precisa todo mês encontrar o lucro líquido do empreendimento.
Existe um relatório chamado DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) que é onde é demonstrado desde as receitas brutas até o lucro líquido final da empresa. Esse é um relatório dado automaticamente por um sistema de gestão.
Sendo assim, conforme os dados vão sendo preenchidos no mês, as receitas vão sendo lançadas e os custos relativos a ela também. Note que antigamente era necessário compilar tudo e passar dias para fechar esse relatório.
E a gestão do estoque? Quem é mais velho lembra quando as lojas fechavam uma vez ao mês para balanço. Com um sistema de gestão empresarial isso já não existe mais. E por fornecer automaticamente todas essas informações é que podemos dizer que o sistema de gestão empresarial funciona como uma inteligência artificial.
Quais são as vantagens de implantar um sistema na minha empresa?
Existem inúmeras vantagens em implantar um sistema de gestão empresarial conforme estamos vendo no decorrer deste artigo. Entretanto, a principal vantagem dessa implantação vai de encontro ao maior objetivo de uma empresa: aumentar o lucro.
Claro que todo negócio tem o seu papel social. Afinal, um produto ou serviço oferecido pela empresa irá sanar um problema ou um desejo do consumidor. Mas se as vendas não forem capazes de dar o lucro almejado pelo empresário, apesar do seu papel social, ele simplesmente irá fechar as portas.
Então, podemos dizer sem medo que o principal objetivo de uma empresa é o lucro. E quem desenvolve um sistema de gestão sabe disso. E para maximizar o lucro é preciso que o software também traga outras vantagens. Vamos dar uma conferida nelas.
Maior integração das áreas da empresa
Por meio de um sistema de gestão é possível deixar de lado todas as planilhas que até então eram feitas nos mais variados departamentos. Isso faz com que a informação corra mais rápido dentro da empresa.
Sendo assim, os departamentos de compra, venda e estoque possuem uma sinergia maior, e isso ajuda a evitar erros com compras de produtos que podem simplesmente encalhar dentro do negócio.
Ou, por outro lado, também evita a falta de produtos que é um impeditivo para o aumento da receita do empreendimento. Falando em português claro, essa integração diminui drasticamente erros e retrabalhos.
Suporte à tomada de decisões
Outra vantagem que um software oferece para uma empresa é o suporte para que a tomada de decisão seja mais acertada. E sabemos que uma empresa é feita de inúmeras tomadas de decisões.
Essas decisões são responsáveis tanto pelo sucesso quanto pelo fracasso do empreendimento. Todavia, quando há um conjunto de informações mais consistente é mais difícil de errar uma decisão. Sendo assim é possível:
- Acompanhar a evolução do faturamento mensalmente;
- Identificar os gargalos de estoque;
- Melhorar a gestão de fluxo de caixa;
- Ampliar a integração com a contabilidade.
Baseado nessas informações que são geradas, fica mais fácil de saber se é necessário fazer uma promoção para ampliar o faturamento, se algum produto do estoque precisa ser recomprado, enfim, há muito mais amparo para a tomada de decisão.
Melhora a capacidade de planejamento de longo prazo
Outro aspecto que um sistema de gestão melhora é o planejamento de longo prazo. Pois com base nos dados gerados dá para saber se a empresa está indo bem ou não.
Dessa forma, fica mais fácil planejar o lançamento de um produto, a ampliação de uma linha de produção, o investimento em um novo maquinário, entre outros.
Resumidamente, há uma melhor visão do empreendimento como um todo, e isso dá uma base melhor para que seja desenvolvido um planejamento estratégico. Lembrando que a falta de planejamento é uma das principais causas da mortalidade precoce das empresas.
Acesso remoto ao sistema de gestão
Há ainda mais um ponto positivo proporcionado pelo sistema de gestão: se ele for online com dados em nuvem, poderá ser acessado a qualquer momento de qualquer equipamento. Isso garante um melhor acompanhamento da gestão empresarial.
O gestor pode, dessa forma, acompanhar a equipe de vendas em alguma visita externa sem que para isso se desligue da empresa. E o que é ainda melhor, com os sistemas modernizados ele não precisa sequer de um computador.
Basta apenas um smartphone e uma boa internet para acompanhar como está a produção, as vendas, as compras, entre outros pontos do negócio. Com isso, evita-se que a ausência do gestor gere prejuízos para a empresa.
Quais são os tipos de sistema de gestão empresarial existentes?
Com o crescimento tecnológico cada vez maior, o mercado passou a oferecer diversos tipos de sistema de gestão tanto para micro e pequenas empresas quanto para empresas de porte maior.
Vamos conhecer os principais tipos de sistema de gestão empresarial que são oferecidos aos empresários.
Business Process Management (BPM)
Esse é um tipo de software que tem por propósito sistematizar os processos organizacionais por meio de coleta e organização de informações. Esse sistema permite que os dados da empresa tornem-se organizados e previsíveis.
Para isso são definidos responsáveis para cada tarefa, o que garante mais aumento da produtividade. Além disso, também é possível gerenciar processos que ocorrem fora da empresa, fazendo com que haja uma visualização melhor do fluxo de trabalho.
Contudo, apesar de possibilitar um aprimoramento contínuo, esse tipo de solução costuma ser burocrática. Afinal, ela impõe diferentes regras para a execução das atividades, o que a torna um tanto quanto complexa.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Esse é um sistema que possui um foco maior nas finanças corporativas. Fora isso também é um modelo de fácil utilização, possuindo diversas funcionalidades. Em virtude disso, esse sistema acaba sendo mais indicado para micro e pequenas empresas.
O foco principal dele é gerenciar recursos cuja finalidade é assegurar um melhor controle fiscal, financeiro e contábil da empresa. Com isso, o gestor consegue centralizar os dados da movimentação financeira calculando assim os tributos de cada operação de entrada e saída.
Dentre os principais benefícios desse sistema podemos citar:
- Redução do tempo de administração do estoque e finanças;
- Possibilidade de focar outros setores da organização;
- Diminuição da burocracia na emissão de notas fiscais;
- Eliminação de erros por controle;
- Integração de dados com o objetivo de simplificar o acesso;
- Geração de relatórios;
- Em caso do sistema ser em nuvem o backup é realizado automaticamente.
Customer Relationship Management (CRM)
Esse é um sistema cujo foco principal é o cliente. Assim sendo, a principal finalidade é reunir o máximo de informações para que sejam criadas estratégias com objetivo de atrair e reter o usuário. Os itens armazenados neste software são:
- Dados pessoais do cliente;
- Atividades do cliente;
- Contatos feitos com a empresa.
Nos dias atuais nos quais muito se fala em foco central no consumidor final, esse sistema acabou ganhando força, sendo usado, inclusive, de maneira paralela a outros sistemas como o ERP, por exemplo.
Link para entender mais sobre o que é um CRM: https://www.totvs.com/blog/crm/
Qual o melhor sistema para pequenas empresas?
Normalmente as pequenas empresas optam pelo sistema ERP pela sua facilidade de manuseio. Todavia, essa não é uma regra e é preciso levar em consideração alguns fatores antes de optar por um sistema.
Por exemplo, se você está buscando um software de mais fácil manuseio visto que há certa resistência às mudanças internamente, o ERP é o indicado para atender a sua demanda.
Mas como antecipamos tudo depende do porte do negócio e das funcionalidades que ele precisa ter.
Há empresas que optam por usar o sistema ERP em conjunto com o CRM visto que este último é de suma importância para o desenvolvimento de estratégias de venda – que é o coração da empresa.
Avalie bem a empresa que irá implantar o sistema
Conforme vimos neste artigo, a necessidade de implementar um sistema dentro de uma empresa é cada vez maior. Por isso, independente do porte ou ramo de atuação a implementação é cada vez mais necessária.
Todavia, quando falamos em implementar um sistema de gestão empresarial estamos falando em depositar toda a confiança da sua empresa em outra empresa que irá ser a responsável por instalar o software.
Por isso, é essencial e até mesmo crucial que você faça realmente uma avaliação profunda sobre a prestadora de serviços que será contratada. É importante lembrar que o barato muitas vezes pode sair muito caro.
Tenha em mente que um sistema não é uma despesa e sim um investimento que trará retornos para o seu negócio.
Levando em consideração todos os pontos tratados nesse artigo, recomendamos fortemente que você leve em consideração a escolha do sistema Protheus da TOTVS.
Essa solução hoje é a líder na América Latina por ser o único ERP capaz de atender empresas de todos os segmentos, inclusive as líderes do mercado.
Isso traz diversas vantagens competitivas para o seu empreendimento. Inclusive, se quiser saber mais sobre o sistema, basta acessar o blog da UPduo.
Agora que você já sabe basicamente a importância de um sistema e conhece mais profundamente o Protheus, entre em contato conosco. Estamos à disposição para sanar todas as suas dúvidas e buscar a melhor solução em sistema de gestão empresarial para sua empresa !
