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O que é ERP ? Descubra como revolucionar a gestão do seu negócio

A tecnologia está cada vez mais revolucionando o modo como as pessoas fazem compras, se relacionam, estudam e gerenciam empresas. O avanço das funcionalidades e da inteligência dos softwares tem tornado os processos corporativos muito mais ágeis e simples. Por isso, trouxemos um artigo explicando o que é ERP e tudo que você precisa saber sobre o assunto.  

Automatizar tarefas, centralizar informações, controlar recursos, elevar a produtividade, gerar relatórios administrativos e medir performance são atividades essenciais para empresas de qualquer porte que querem ser relevantes no mercado.

Sendo assim, é inegável a importância de poder contar com o apoio de um ERP (sistema integrado de gestão empresarial) quando falamos em gestão de empresas modernas.

Nesse momento, um concorrente seu pode estar aproveitando dessas funcionalidades para obter vantagens competitivas. Por isso, trouxemos dicas para te auxiliar na melhor escolha.

 

O que é ERP ?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão que visa integrar todos os setores da empresa para permitir um fluxo eficiente de dados e reaproveitamento das informações.

Essa integração facilita muito a comunicação entre departamentos, pois aproveita de forma eficiente a interdisciplinaridade de uma informação.

Por exemplo, quando ocorre a venda de um produto, diversas áreas do negócio estão envolvidas direta ou indiretamente: estoque, faturamento, financeiro, contabilidade, compras, contas a receber, fornecedores.

Assim, é muito interessante que o sistema responsável pela gestão possa tirar o máximo proveito de um único dado, transformando-o em várias informações para cada setor envolvido.

 

Como funciona um ERP

Até agora, nos referimos a diferentes áreas da empresa como “departamentos” ou “setores”. Nos sistemas integrados de gestão empresarial, chamamos essas divisões de módulos.

Cada módulo é responsável pela organização, tratamento, utilização e aproveitamento de um grupo específico de dados. Além disso, apresentam rotinas para executar tarefas com essas informações. Para ficar mais claro, vamos exemplificar:

Dentro do sistema Protheus da TOTVS, por exemplo, temos o módulo Faturamento e a seção de Cadastros, onde podemos inserir no sistema novos produtos, clientes, vendedores etc.

Além disso, nele acessamos a rotina Nf-e Sefaz para transmitir as notas fiscais utilizando esses dados que foram cadastrados.

 

Mas onde está a integração ?

A integração acontece no momento em que diferentes módulos podem acessar a mesma informação.

Por exemplo: quando um produto é vendido, podemos emitir uma nota fiscal no módulo Faturamento, que mandará essa informação ao módulo Estoque para atualizar a quantidade disponível do produto.

Automaticamente, será feita uma checagem para definir se a quantia atual do produto em questão é suficiente para que a empresa continue operando de acordo com o planejamento (estoque mínimo) e dados anteriores.

Se a resposta for negativa, você poderá automaticamente emitir um pedido de compra para o fornecedor daquele item no módulo Compras.

Mas o sistema não cuida apenas de vendas de produtos: se você presta serviços também poderá tirar proveito das soluções como a Gestão de Pessoas, obtendo informações sobre a produtividade da equipe ou lançando pagamentos para essa equipe no Financeiro. 

Poderá também estabelecer uma estratégia de Marketing obtendo a informação de quem são seus melhores clientes, quanto gastam, quais serviços preferem e se costumam ou não pagar em dia.

Portanto, é simples perceber os benefícios da integração de dados e da utilização de um ERP: gestão muito mais eficiente, rapidez nos processos, comunicação clara e objetiva entre departamentos, eliminação de retrabalho, diminuição de perda ou erro nas informações, melhor relação com clientes e fornecedores, controle e cumprimento de prazos.

 

Principais módulos

Os módulos mais utilizados e contratados pelas pequenas e médias empresas são: faturamento, financeiro, compras, estoque, RH, fiscal, gerenciamento de projetos e produção.

Obviamente, cada organização tem suas individualidades e expectativas. Por isso, é interessante procurar por soluções que atendam as necessidades do seu segmento e sejam flexíveis, assim você não precisará pagar por recursos que não serão utilizados na sua empresa.

 

Dúvidas frequentes

Custa muito caro ?

Devemos lembrar que a contratação do ERP é um investimento em produtividade, qualidade na gestão e otimização de processos. Além disso, a solução por módulos torna o processo muito adaptável aos diferentes tipos de orçamento.

Tudo depende do tamanho da sua empresa e de quais recursos precisará para manter a operação fluindo de maneira eficiente.

Uma instituição grande obviamente precisará de mais funcionalidades devido a enorme quantidade de procedimentos, departamentos e dados a serem tratados, tornando a aquisição mais cara.

Mas vale lembrar: é praticamente impossível gerenciar uma atividade tão grande sem o auxílio da tecnologia. Os prejuízos por ineficiência podem ser enormes e inclusive levar a falência.

Os dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) de uma pesquisa divulgada em 2016 mostram que cerca de 60% das empresas brasileiras quebram antes de completar 5 anos devido, entre outros fatores, a gestão ineficiente.

 

Demora muito para implantar ?

Para que o sistema funcione corretamente e garanta tantas simplificações, é preciso que seja implantado de maneira planejada e gradativa.

O nível de complexidade envolvido na automatização e integração de tantas tarefas é muito alto e deve ser feito com calma, pois é muito mais fácil de corrigir um problema quando o sistema ainda não está sendo utilizado.

Uma implantação bem executada previne a necessidade excessiva de suporte posteriormente.

É muito importante que a consultoria contratada para implantar o ERP tenha plena consciência de cada detalhe da operação, afim de reproduzi-la fielmente dentro do software.

Isso exige tempo e depende tanto da experiência do consultor quanto do alinhamento de expectativas com o cliente.

Uma média comum é entre 3 e 12 meses de implantação. Mas não fique preso a esse valores, pois podem variar bastante de caso para caso e dependem da complexidade e tamanho do projeto.

 

Preciso de muita infraestrutura ?

Sua empresa não necessariamente precisará investir milhares de reais em infraestrutura para apoiar o ERP.

É claro que bons equipamentos são essenciais para permitir um ótimo desempenho por parte do sistema.

Porém, hoje existem diversas soluções capazes de contornar o problema de empreendedores que não querem, por qualquer motivo, ter sua própria infraestrutura.

Por isso, cada vez mais a cloud computing (computação na nuvem) vem se popularizando, permitindo que você trate o hardware como um serviço terceirizado.

Se esse for o caso, é importante contar com um profissional de tecnologia para auxiliar na melhor escolha e garantir velocidade, segurança, acessibilidade, entre outros fatores chave que otimizarão ao máximo seu custo benefício.

 

Como avaliar a necessidade de um ERP na minha empresa ?

Preparamos algumas perguntas que podem ajudar você que ainda tem dúvidas se terá ou não benefícios ao adquirir um sistema integrado de gestão.

Elas foram feitas pensando em cenários problemáticos de gestores, que podem ser resolvidos ao contratar um software de gestão:

  • Sua equipe tem dificuldades em gerenciar recursos e obter informações de forma rápida sobre eles como: disponibilidade, quantidade, fornecedor responsável, custos gerados etc. ?
  • Sua equipe gasta muito tempo em tarefas repetitivas e que poderiam ser automatizadas ?
  • Sua empresa utiliza diferentes softwares que foram adquiridos ao longo do tempo, mas que não se conectam entre si, gerando retrabalho ?
  • O gestor não tem acesso rápido e fácil aos dados e, por isso, precisa consultar excessivamente os demais colaboradores para tomar decisões importantes para o negócio ?
  • Seu controle ainda apresenta lentidão, ineficiência e erros devido ao uso de métodos menos eficientes como planilhas, cadernos ou pastas ?
  • Você (ou sua equipe) tem dificuldade em acompanhar os prazos de entrega de obrigações e já foi multado por isso ?

Se responder sim para uma ou mais perguntas, com certeza obterá resultados muito superiores na sua operação ao investir em um sistema de gestão integrada.

 

Como funciona o processo de implantação ?

Cada fornecedor tem o seu método de implantação. Porém, trazemos algumas recomendações e pontos importantes a serem levados em consideração na hora de avaliar a melhor consultoria para cuidar do seu sistema.

1- Definição das necessidades

Muitos ajustes deverão ser feitos antes de iniciar. É muito importante contar com uma equipe de consultoria que entenda dos processos do seu segmento e o ajude a otimizá-los antes de migrar para dentro do sistema.

Isso evitará que os procedimentos com falhas ou pouco otimizados sejam levados para dentro do software e gere novos problemas.

2 – Implantação dos primeiros módulos

Após alinhar todas as expectativas e corrigir falhas operacionais, é hora de iniciar a migração dos primeiros dados e processos para o sistema.

Normalmente será feito um ambiente de teste para que os colaboradores comecem a se acostumar com a ferramenta.

Nessa etapa, é fundamental a atenção efetiva do gestor e da equipe responsável por fornecer as informações, os detalhes e repassar feedback sobre as primeiras dúvidas, sugestões ou problemas encontrados.

Essa etapa define o sucesso do projeto, já que é a melhor possível para evitar falhas.

3 – Finalização do processo alinhado com os treinamentos

Nessa etapa, a solução já está praticamente implementada e restam apenas pequenos detalhes, pontos de melhoria ou novos procedimentos que podem ter surgido durante os últimos meses.

Por isso, é muito importante que a equipe receba um treinamento completo para extrair ao máximo o potencial do ERP.

O ideal é que o aprendizado seja gradativo e acompanhe todo o processo de implantação : não é recomendado que seja feito de forma apressada, passando superficialmente pelos pontos importantes, tudo de uma só vez e apenas no final.

4 – Suporte

Essa é a fase pós-implantação e também faz parte dos pontos essenciais para o sucesso do projeto.

Por melhor que seja o treinamento, algumas dúvidas ou eventuais pequenos problemas técnicos são dignos de um auxílio especializado.

Por isso, na hora de escolher a sua consultoria, procure conhecer bem os métodos de suporte fornecidos e garanta a melhoria constante das suas soluções e processos.

 

Como escolher a melhor opção

Durante todo o artigo, procuramos passar não puramente as informações, mas também fornecer dicas e sugestões de acordo com nossa experiência de mais de 20 anos de mercado.

Se você prestou bastante atenção no texto, conseguiu identificar a melhor forma de escolher um ERP e o seu fornecedor de software.

Vamos rever as dicas:

  • Conheça as necessidades da sua empresa, identificando os processos que causam problemas e que possivelmente poderiam ser melhorados utilizando tecnologia.
  • Pesquise e procure encontrar a solução que melhor se encaixa com os problemas levantados e o orçamento disponível que descobriu na análise proposta anteriormente.
  • Priorize softwares renomados (como o da TOTVS que atende mais de 50% do mercado), atualizados constantemente para adequar-se as normas vigentes, flexíveis e adaptáveis ao seu negócio, que possua o maior número possível de funcionalidades úteis para sua operação e que sejam customizáveis (para atender necessidades ainda não vistas no mercado).
  • Agora que já conhece a solução ideal, precisa encontrar a melhor empresa capaz de fornecer esse serviço. Avalie principalmente: experiência de mercado, casos de sucesso, proposta personalizada, processo de implantação proposto e suporte técnico fornecido.
  • O valor cobrado obviamente é importante, mas não deve ser prioridade. Infelizmente, existem milhares de projetos muito mal implantados, pois o comprometimento dos prestadores de serviço foi equivalente ao investimento do gestor: baixíssimo.

 

Ainda tem dúvidas ?

Agora você já sabe o que é, como funciona e quais são as vantagens e cuidados a serem tomados ao escolher um ERP. Também é capaz de avaliar o mercado e encontrar a melhor solução para sua empresa !

Que tal conhecer mais sobre os nossos métodos de implantação ? Oferecemos uma visita gratuita, na qual conhecemos sua operação e mapeamos seus processos para propor melhorias usando um ERP.

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