O que é ERP e como funciona? Entenda!

O avanço da eficiência dos softwares tem tornado os processos corporativos muito mais ágeis e simples.

Aproveitar os recursos que a tecnologia oferece para aumentar a produtividade da sua operação é uma das decisões mais inteligentes a se tomar.

Não é à toa que todo dia surge uma nova startup revolucionando mercados por meio de operações totalmente baseadas em aplicativos e softwares.

Nesse exato momento, um concorrente seu pode estar aproveitando os recursos que um ERP proporciona para obter vantagens competitivas.

Se você quer entender tudo sobre o que é ERP, como funciona, para que serve e quais são as vantagens de investir em um, aproveite este artigo.

Um cenário comum entre as Micro e Pequenas empresas

Em empresas com pequenas operações, é comum haver diferentes planilhas para gerenciar cada um dos seus departamentos e auxiliar em alguns processos, como calcular o preço de venda dos produtos.

Porém, com o passar do tempo, provavelmente surgirão diversos problemas para atualizar essas planilhas, garantir que os dados não sejam alterados indevidamente, e compartilhar informações entre os documentos.

Quando esse momento chega, muitas empresas resolvem contratar um software para auxiliar na gestão das áreas mais críticas, que via de regra são Financeiro e Estoque. São os famosos sistemas para controle de Estoque e Vendas.

A partir de então, a empresa passa a ter pequenas automações e não precisa mais atualizar duas planilhas, pois o sistema dá conta de registrar os dados financeiros de uma venda, ao mesmo tempo que atualiza o estoque.

Apesar de ser um início, esses softwares costumam não contemplar por completo as necessidades de uma operação mais complexa, pois foram feitos justamente para negócios menores.

O que é ERP ?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão que visa integrar todos os setores da empresa em um único lugar, permitindo com que os dados sejam reaproveitados em um fluxo eficiente.

Basicamente, o ERP aproveita um único dado para gerar diferentes informações em cada departamento, proporcionando muita rapidez na comunicação.

Vamos analisar um exemplo prático:

Quando ocorre a venda de um produto, diversas áreas do negócio estão envolvidas e precisam ser atualizadas sobre o movimento.

• Estoque: recebe a informação de que um produto foi retirado
• Faturamento: emite a nota fiscal de saída
• Financeiro: analisa o crédito do cliente, atualiza o fluxo de caixa, emite cobranças etc.
• Compras: realiza cotações com fornecedores para repor o produto
• Contabilidade: atualiza os relatórios e demonstrativos de acordo com essa transação

Imagine o tamanho do problema que ocorreria se o responsável pelas Compras precisasse acessar as planilhas do Estoque o tempo todo para se atualizar.

E se os funcionários do Financeiro precisassem estar sempre explicando para o contador cada movimento individualmente ?

Pense ainda no trabalho que daria para cruzar todas essas informações em relatórios gerenciais para tomar decisões !

Para resolver esses e muitos outros problemas, as empresas eficientes usam softwares ERP que são capazes de trocar informações automaticamente entre os setores após uma única tela ter sido preenchida.

O Que São Módulos ? Conheça a Estrutura de um ERP

Para reunir todas as informações de seu negócio em um único lugar, os ERPs precisam ter uma estrutura organizada e que facilite sua vida na hora de encontrar o que precisa.

Cada fabricante tem sua própria forma de arquitetar sua solução, mas a maneira mais comum é segmentar o acesso ao sistema em módulos.

Para trazer um exemplo prático, mostraremos como é dividido o sistema Protheus da TOTVS, que atualmente é o ERP mais usado no Brasil.

Ao acessar o sistema, você irá se deparar com uma hierarquia que pode ser descrita da seguinte forma:

Módulo > Menu > Rotina

Os módulos representam os departamentos dentro do sistema. Eles permitem que você navegue pelos menus e rotinas responsáveis por gerenciar e abastecer as diferentes áreas da empresa.

Os menus ajudam a organizar as rotinas de acordo com sua principal funcionalidade.

No ERP Protheus existem basicamente três tipos de rotina:

1. Rotinas de Apresentação: têm como principal objetivo a realização de Consultas, apresentando uma visão estruturada dos dados para que o usuário possa tomar decisões
2. Rotinas de Armazenamento: têm como principal objetivo a realização de Cadastros, permitindo que usuário insira uma informação (ex: dados de um cliente) visando gravá-la para uso posterior
3. Rotinas de Processamento: têm como principal objetivo a Interpretação dos dados, realizando cálculos, movimentos automáticos, atualizações etc.

Exemplos de rotinas:

• Cadastrar Cliente
• Emitir Nota Fiscal
• Emitir Relatório de Vendas
• Consultar Histórico de Fornecedor
• Gerar Demonstrativo do Resultado Atualizado
• Exibir Extrato Bancário Atualizado
• Provisionar Fluxo de Caixa

Então, se você precisa faturar um pedido no Protheus, seguirá os seguintes passos:

1. Efetuar o login no sistema
2. Acessar o módulo Faturamento
3. Acessar o menu Atualizações
4. Localizar a rotina “Nf-e Sefaz”, responsável por processar os dados cadastrados (ex: cliente, produto e forma de pagamento) para transmitir a DANFE

Como funciona a integração ?

A integração ocorre graças ao compartilhamento entre os cadastros. Mesmo que você cadastre um produto usando o módulo de Faturamento, sabemos que ele é o mesmo que vai ser movimentado lá no módulo de Estoque, certo ?

O sistema também sabe disso, então no momento em que você emite uma nota fiscal com esse produto, automaticamente a quantidade em Estoque será atualizada, sem que nenhum passo adicional seja necessário.

Em ERPs mais robustos, as integrações permitem automações ainda mais poderosas, minimizando ao máximo o trabalho manual necessário para gerenciar os recursos da empresa.

Os melhores sistemas de gestão do mercado permitirão um controle muito além do Estoque, Financeiro, Compras e Faturamento.

Em soluções completas, você também pode extrair informações para fazer uma boa Gestão de Pessoas, Ativos Fixos, Obrigações Fiscais, Produção e muito mais (alguns chegam a ter mais de 50 módulos).

No que diz respeito a Marketing, é possível extrair relatórios e entender quem são seus melhores clientes, quanto gastam, quais serviços preferem e se costumam ou não pagar em dia.

Portanto, é simples perceber os benefícios da integração de dados e da utilização de um ERP: gestão muito mais eficiente, rapidez nos processos, comunicação clara e objetiva entre departamentos, eliminação de retrabalho, diminuição de perda ou erro nas informações, melhor relação com clientes e fornecedores, controle e cumprimento de prazos.

 

Principais módulos

A escolha dos módulos vai depender muito do seu segmento e de quais outras ferramentas você possui para gerenciar sua operação.

No geral, existem quatro módulos que a grande maioria das empresas contrata:

• Financeiro
• Faturamento
• Compras
• Estoque

Além destes, outros módulos com demanda significativa são:

• Planejamento e Controle de Produção
• Gestão de Pessoal
• Contabilidade Gerencial
• Automação Fiscal
• Gerenciamento de Projetos
• Call Center

Obviamente, cada organização tem suas individualidades. Para uma fábrica, ter um módulo de Planejamento e Controle de Produção é essencial, enquanto que ter essa funcionalidade em um comércio pode não fazer sentido.

Por isso, é interessante procurar por soluções que atendam as necessidades do seu segmento e sejam flexíveis, assim você não precisará pagar por recursos que não serão utilizados na sua empresa.

 

Dúvidas frequentes

Custa muito caro ?

O valor a ser investido depende bastante do tamanho da sua empresa e de quais recursos serão necessários para manter a operação fluindo de maneira eficiente.

Em uma empresa grande, a exigência por funcionalidades será muito maior do que em um micro empreendimento e isso afeta diretamente no valor final do projeto.

Devemos lembrar que a contratação do ERP é um investimento em produtividade, qualidade na gestão e otimização de processos. Como todo investimento, só valerá a pena se houver retorno.

Mas vale lembrar: é praticamente impossível gerenciar uma atividade complexa sem o auxílio da tecnologia. Os prejuízos por ineficiência podem ser enormes e inclusive levar à falência.

Os dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) de uma pesquisa divulgada em 2016 mostram que cerca de 60% das empresas brasileiras quebram antes de completar 5 anos devido, entre outros fatores, a gestão ineficiente.

O ideal é procurar fornecedores que possuem cases de sucesso no seu segmento e que possam te proporcionar uma visão clara sobre as expectativas de retorno.

 

Demora muito para implantar ?

Para que o sistema funcione corretamente e garanta tantas simplificações, é preciso que seja implantado de maneira planejada e gradativa.

O nível de complexidade envolvido no mapeamento dos processo, configuração das regras de negócio, automação de atividades e integração de departamentos é alto e deve ser feito com calma, pois é muito mais fácil de corrigir um problema enquanto o sistema ainda não está sendo utilizado.

Uma implantação bem executada previne a necessidade excessiva de suporte posteriormente.

É muito importante que a consultoria contratada para implantar o ERP tenha plena consciência de cada detalhe da operação, a fim de reproduzi-la da forma mais compatível possível dentro do software.

Isso exige tempo e depende tanto da experiência do consultor quanto do alinhamento de expectativas com o cliente.

Uma média comum é entre 3 e 12 meses de implantação. Mas não fique preso a esse valores, pois podem variar bastante de caso para caso e dependem do porte do projeto.

 

Preciso de muita infraestrutura ?

Sua empresa não necessariamente precisará investir milhares de reais em infraestrutura para apoiar o ERP.

É claro que bons equipamentos são essenciais para permitir um ótimo desempenho por parte do sistema.

Porém, hoje existem diversas soluções capazes de contornar o problema de empreendedores que não querem, por qualquer motivo, ter sua própria infraestrutura.

Cada vez mais a cloud computing (computação na nuvem) vem se popularizando, permitindo que você trate o hardware como um serviço terceirizado.

Se esse for o caso, é importante contar com um profissional de tecnologia para auxiliar na melhor escolha e garantir velocidade, segurança, acessibilidade, entre outros fatores chave que otimizarão ao máximo o seu custo benefício.

 

Como avaliar a necessidade de um ERP na minha empresa ?

Preparamos algumas perguntas que podem ajudar você que ainda tem dúvidas se terá ou não benefícios ao adquirir um sistema integrado de gestão.

Elas foram feitas pensando em cenários problemáticos de gestores, que podem ser resolvidos ao contratar um software ERP:

• Sua equipe tem dificuldades em gerenciar e obter informações de forma rápida sobre os seus recursos ?

• Sua equipe gasta muito tempo em tarefas repetitivas e que poderiam ser automatizadas ?

• Sua empresa utiliza diferentes softwares que foram adquiridos ao longo do tempo, mas que não se conectam entre si, gerando retrabalho ?

• O gestor não tem acesso rápido e fácil aos dados e, por isso, precisa consultar excessivamente os colaboradores para tomar decisões importantes para o negócio ?

• Seu controle apresenta lentidão, ineficiência e erros por se basear no uso de planilhas, cadernos ou pastas ?

• Você (ou sua equipe) tem dificuldade em acompanhar os prazos de entrega de obrigações e já foi multado por isso ?

Se você responder sim para uma ou mais perguntas, com certeza obterá resultados muito superiores na sua operação ao investir em um sistema de gestão.

 

Como funciona o processo de implantação ?

Cada fornecedor tem o seu método de implantação. Porém, trazemos algumas recomendações e pontos importantes a serem levados em consideração na hora de avaliar a melhor consultoria para cuidar do seu sistema.

1- Definição das necessidades

Muitos ajustes deverão ser feitos antes de iniciar. É muito importante contar com uma equipe de consultoria que entenda dos processos do seu segmento e o ajude a otimizá-los antes de iniciar a configuração do sistema.

Isso evitará que os procedimentos com falhas ou pouco otimizados sejam levados para dentro do software e gere novos problemas.

2 – Implantação dos primeiros módulos

Após alinhar todas as expectativas e corrigir falhas operacionais, é hora de iniciar a migração dos primeiros dados e processos para o sistema.

Normalmente será feito um ambiente de teste para que os colaboradores possam se acostumar com a ferramenta.

Nessa etapa, é fundamental a atenção efetiva do gestor e da equipe responsável por fornecer as informações e informar sobre as primeiras dúvidas, sugestões ou problemas encontrados.

Essa etapa define o sucesso do projeto, já que é a melhor possível para evitar falhas.

3 – Finalização do processo alinhado com os treinamentos

Nessa etapa, a solução já está praticamente implementada e restam apenas pequenos detalhes, pontos de melhoria ou novos procedimentos que podem ter surgido durante os últimos meses.

Por isso, é muito importante que a equipe receba um treinamento completo para extrair ao máximo o potencial do ERP.

O ideal é que o aprendizado seja gradativo e acompanhe todo o processo de implantação : não é recomendado que seja feito de forma apressada, passando superficialmente pelos pontos importantes, tudo de uma só vez e apenas no final.

4 – Suporte

Essa é a fase pós-implantação e também faz parte dos pontos essenciais para o sucesso do projeto.

Por melhor que seja o treinamento, algumas dúvidas ou eventuais pequenos problemas técnicos exigem um auxílio especializado.

Por isso, na hora de escolher a sua consultoria, procure conhecer bem os métodos de suporte fornecidos e garanta a melhoria constante das suas soluções e processos.

 

Como escolher a melhor opção

Durante todo o artigo, procuramos fornecer dicas e sugestões alinhadas com nossa experiência de mais de 20 anos de mercado.

Se você prestou bastante atenção no texto, conseguiu identificar a melhor forma de escolher um ERP e o seu fornecedor de software.

Vamos rever as dicas:

• Conheça as necessidades da sua empresa, identificando os processos que causam problemas e que possivelmente poderiam ser melhorados utilizando tecnologia.

• Você também pode observar como os seus concorrentes estão tirando proveito de sistemas para obter vantagem competitiva ou pontos em que estão errando para evitar repeti-los no seu negócio.

• Pesquise e procure encontrar a solução que melhor se encaixa com os problemas levantados e o orçamento disponível que descobriu na análise proposta anteriormente.

• Priorize softwares renomados (como o da TOTVS que atende mais de 50% do mercado), atualizados constantemente para adequar-se às normas vigentes, flexíveis e adaptáveis ao seu negócio, que possua o maior número possível de funcionalidades úteis para sua operação e que sejam customizáveis (para atender necessidades ainda não vistas no mercado).

• Agora que já conhece a solução ideal, precisa encontrar a melhor empresa capaz de fornecer esse serviço. Avalie principalmente: experiência de mercado, casos de sucesso, proposta personalizada, processo de implantação e suporte técnico fornecido.
• O valor cobrado obviamente é importante, mas não deve ser prioridade. Infelizmente, existem milhares de projetos muito mal implantados, pois o orçamento disponível não foi suficiente para investir em uma equipe qualificada e comprometida.

Ainda tem dúvidas ?

Agora você já sabe o que é ERP, como funciona, para que serve e quais são as vantagens em adquirir. Também é capaz de avaliar o mercado e encontrar a melhor solução para sua empresa.

Que tal conhecer mais sobre os nossos métodos de implantação ? Se precisar de qualquer auxílio, agende uma conversa sem compromisso !