Você sabe o que é cultura empresarial e qual a importância dela em uma implantação de ERP ? Descubra como aumentar de forma significativa a sua chance de sucesso no projeto.
Falamos recentemente em uma publicação no LinkedIn sobre o fato de o ERP não ser apenas um software para substituir algumas planilhas.
Traduzindo ao pé da letra, ERP significa ‘Planejamento de Recursos Empresariais’.
Sendo assim, adotá-lo significa se preocupar com cada ponto da sua gestão em busca de otimizar ao máximo seu gerenciamento de recursos.
A implementação do sistema traz consigo inúmeras mudanças na forma como os usuários irão executar suas tarefas diárias a partir dali.
Por isso, nesse post, vamos abordar mais sobre o quão importante é alinhar e preparar a cultura da sua empresa para receber essa ferramenta. O objetivo é evitar que isso prejudique o sucesso do seu projeto.
Como se forma a cultura ?
É muito comum que empresas comecem sua operação realizando tarefas da forma mais convencional possível e sem muito planejamento.
Afinal, o foco no início não é eficiência, mas sim eficácia. Ou seja, a intenção é fazer funcionar, mesmo que não seja da melhor forma possível.
Além disso, faltam recursos para investir em maior produtividade e ferramentas melhores.
Desse comportamento, surgem os processos manuais e clássicos de gestão: controle em cadernos, planilhas, pastas, pranchetas e pequenos softwares.
A forma como a equipe prioriza, executa, avalia e recebe recompensas pelas atividades executadas molda a cultura da empresa.
A maneira como recebem ordens, elogios, críticas, sugestões ou bônus também dão pistas sobre o que é mais importante para a alta gerência. As ações que são melhor aceitas pelos superiores tendem a ser repetidas e vistas como ‘certas’.
Isso influencia a todos na hora de tomar decisões e escolher o que deve ser priorizado no dia a dia. Eis que nasce a cultura do seu negócio.
ERP e mudanças na cultura
Ao adotar um sistema de gestão, a empresa assume uma postura que visa maximizar a eficácia, a produtividade e o controle dos recursos.
O software entra em ação para integrar todas as ações de vendas, finanças, contabilidade, fiscais, estoque, compras, recursos humanos, produção, logística, projetos, faturamento etc.
Ou seja, praticamente todas as atividades sofrem um impacto (idealmente positivo) em busca da maior eficácia, rapidez e organização possível.
Por isso, vamos ao passo a passo para garantir o sucesso nessa transição:
1. Estude e aprenda mais sobre gestão de mudança:
Geralmente somos educados para buscar estabilidade em diversos aspectos da vida: profissionalmente, financeiramente, nos estudos e em relacionamentos.
Sempre buscamos a zona de conforto e tentamos nos envolver apenas em situações que já conhecemos.
No mundo empresarial, a lógica se mantém. As pessoas se acostumam a realizar determinada atividade de uma maneira que funciona e se tornam defensoras do ditado “em time que está ganhando não se mexe”.
Sendo assim , as mudanças na rotina dos colaboradores causadas pela nova tecnologia podem gerar conflitos.
Mas na verdade, elas são extremamente necessárias e uma empresa sempre deve buscar evoluir seus produtos, treinamentos, funcionários e métodos de gestão.
Nesse ponto, um erro cometido pelos gestores é levar o ERP para o time como uma decisão pronta, quase imposta. Com isso, os usuários não entendem o por que aquilo está acontecendo. Veem apenas sua tão confortável estabilidade indo embora.
Isso não significa necessariamente que o time é mal preparado ou pouco profissional, quer dizer apenas que as pessoas precisam de ajuda para lidar com as transformações que acontecem.
É muito importante que o gestor seja capaz de fazer a gestão da mudança na implementação do software, para aliviar a resistência, familiarizar o time com as novas funcionalidades, deixar claro os benefícios e incentivar a adoção das novas práticas.
2. Entenda a cultura organizacional e os processos vigentes
Por mais que o gestor nunca tenha planejado ou formalizado a cultura organizacional da sua empresa, ela sempre existe.
Como citamos anteriormente, a cultura é criada espontaneamente conforme o time vai se organizando, realizando suas atividades e recebendo o feedback pelo trabalho.
Para ter controle sobre ela, é preciso observar como todos se comportam perante a rotina da empresa.
É importante entender como os funcionários enxergam a gestão, as prioridades e quais indicadores são importantes na hora de avaliar o resultado.
Deve haver alinhamento entre a visão deles e da gerência sobre qual a missão, os valores e objetivos da empresa.
Para aumentar suas chances de sucesso, busque identificar pontos críticos que podem prejudicar a implantação de uma ferramenta como o ERP.
Por exemplo: se a cultura atual prioriza o cumprimento à risca dos processos em detrimento da constante evolução, é bem provável que haverá conflitos e pouco comprometimento em adotar novas ideias.
Isso porque o time está totalmente focado em cumprir as ‘regras’, e não em sair da caixinha para buscar inovação. O foco está sendo em verificar se tudo saiu como o planejado, e não se algo poderia ser melhorado.
Tenha atenção especial para os processos e objetivos das áreas que serão afetadas pelas mudanças causadas pela ferramenta.
Após identificar esses fatores problemáticos, reúna-se com a equipe para mostrar o porquê isso é negativo e definir juntos como farão para superar esses problemas.
Documente as decisões e utilize esse registro como guia para orientar decisões futuras, recrutar novos colaboradores e recompensar as pessoas que ajudam a reforçar essa cultura.
Se nada for transformado nos processos, as rotinas do ERP não vão ter conexão com o modo de pensar do time, o que contribui para a resistência que mencionamos anteriormente.
3. Invista em treinamento
Após construir uma cultura sólida que visa otimização dos processos e constante melhoria nas atividades, o ERP se tornará um meio para alcançar esses objetivos.
Para isso, será necessário investir em treinamento de qualidade para que os funcionários entendam o objetivo de cada funcionalidade e em quais situações elas devem ser usadas.
Algumas pessoas simplesmente não têm facilidade com softwares, computadores e tecnologia. Além disso, como já dissemos, estão muito acostumadas com os métodos antigos de trabalhar.
Isso pode se tornar um problema grande se não for solucionado o mais rápido possível no processo de implantação.
Já ouviram dizer que a primeira impressão é a que fica ? Pois é ! Dedique atenção especial e individual para essas pessoas que possuem dificuldade.
Se você possui um time capacitado e alinhado com suas expectativas, essa é a hora de potencializar seus resultados com a nova ferramenta. Mas se esse não for o caso, retorne aos itens 1 e 2 para reestruturar as coisas.
Capriche também na escolha da consultoria que fornecerá os treinamentos. Priorize aquela que garanta o respeito e consideração pela individualidade e dificuldade de cada funcionário.
Qual o próximo passo ?
Introduzir a cultura necessária para a adoção de um ERP não é algo que acontece de uma hora para a outra. Portanto, demanda planejamento, muitos alinhamentos e persistência para deixar todos na mesma página.
Mas como tudo na vida, a recompensa pelo esforço é extremamente satisfatória e um projeto bem implementado é capaz de transformar totalmente a gestão do seu negócio, de forma positiva.
A cultura é um dos pontos essenciais para garantir o sucesso do projeto, mas não o único. Acompanhe os artigos para ficar por dentro de tudo.
E não se esqueça que pode contar com a gente como parceira nesta jornada. Se ficou alguma dúvida, entre em contato. Até mais !
