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Controle de Contas a Pagar: Como Otimizar ao Máximo no Seu Negócio

Uma das maiores responsabilidades que o administrador tem para com a sua empresa é o controle de contas a pagar. 

Independente do porte da empresa e o setor que atua, administrar bem os negócios sempre é um desafio para o empreendedor. O mercado está cada vez mais competitivo, deste modo, os desafios e responsabilidades que se apresentam para quem está à frente de um empreendimento sempre são grandes.

Sendo assim, é essencial que o gestor pesquise e se qualifique constantemente de modo a aperfeiçoar as estratégias que poderão auxiliá-lo no gerenciamento de seus negócios.

Pensando nessa questão, separamos algumas dicas para otimizar o gerenciamento das despesas de sua empresa.

 

1. Fique atento aos prazos

O respeito ao cumprimento dos prazos no controle de contas a pagar é fundamental a empresa por diversos motivos. Um desses motivos consiste na economia proporcionada ao gestor, pois o atraso no pagamento de despesas resulta em multas e juros.

Por outro lado, diversos fornecedores promovem benefícios e descontos para os compradores que pagam antes do prazo estipulado.

Outra questão a considerar está relacionada à imagem do negócio. Um empreendimento que não consegue arcar com suas responsabilidades financeiras de acordo com os prazos, pode transparecer insegurança tanto para fornecedores quanto para clientes.

A reputação de uma empresa é fundamental para o seu sucesso no mercado. Deste modo, o maior marketing que um empreendimento pode possuir é o comprometimento com aqueles com quem negocia e com aqueles que adquirem os seus produtos ou serviços.

Apesar dessas questões, por vezes, eventualidades impossibilitam que o administrador arque com alguma despesa a tempo.

Sendo assim, é fundamental que o gestor aja de forma rápida e entre em contato com o fornecedor para negociar da melhor maneira possível a dívida.

Por mais que um caso desses ocorra, a demonstração de agilidade em resolver os problemas e buscar negociar transparece seriedade e comprometimento em manter a imagem da empresa.

 

2. Desassocie as despesas da empresa das despesas pessoais

Outra importante recomendação para auxiliar no melhor desempenho do seu negócio e no controle de contas a pagar é diferenciar as responsabilidades fiscais da empresa das despesas pessoais.

Essa conduta é fundamental para o bom desempenho do seu empreendimento por diversos motivos.

Um dos motivos consiste em poder observar de forma eficiente os reais lucros e gastos do seu negócio e, deste modo, poder ajustar o seu padrão de vida aos rendimentos da empresa.

A não separação dessas duas esferas pode prejudicar a vida pessoal do gestor e o lucro do seu empreendimento.

Outro motivo está amparado nas dificuldades que uma postura dessas pode ocasionar na declaração do imposto de renda da pessoa jurídica e da pessoa física.

Sendo assim, é fundamental que quem está à frente de uma empresa organize as duas despesas separadamente de forma a não comprometer seu nome e o do empreendimento, o que pode acarretar em danos financeiros e perda de credibilidade no mercado.

 

3. Empregue o capital de sua empresa de forma estratégica

Com o mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que o gestor empregue técnicas e métodos que o auxiliem a se destacar no meio, lucrar mais e apresentar respostas rápidas a movimentação do mercado de forma a conquistar mais clientes e fornecedores.

Desta maneira, mais um meio de otimizar os negócios da sua empresa a partir do controle de contas a pagar é averiguar quais pagamentos devem ser realizados de forma adiantada, pois trarão benefícios para o empreendimento como descontos, e quais despesas podem ser postergadas como um meio de obter maiores reservas para aplicar quando uma oportunidade surgir.

Planejar de forma estratégica e listar prioridades para aplicação do capital de sua empresa é fundamental para empregar o seu dinheiro na hora certa.

Possuir perspicácia e saber guardar o seu dinheiro para oportunidades, emergências que porventura surjam, ou investir no seu empreendimento é o que diferencia o seu negócio dentro de um mercado competitivo.

 

4. Sistematize o controle de contas a pagar do seu negócio

Uma das principais medidas que o gestor de uma empresa deve empregar para realizar adequadamente o controle de contas a pagar é adotar meios de organização e sistematização das informações sobre as despesas do empreendimento.

Esse é um passo muito importante, pois sem organização nenhum dos outros pontos citados serão de fato efetivos.

Inúmeras transações financeiras são realizadas todos os dias e, devido a isso, é fundamental que o administrador organize as informações imediatamente, para que não ocorra acúmulo, confusão ou perda de dados relacionados ao pagamento de contas.

É essencial que o gestor sistematize informações como produtos adquiridos, quantidade, preço, prazos, dados bancários do fornecedor, dentre outros.

Esse tipo de administração de informações é considerável, pois agiliza os processos da empresa, possibilita que o dono do empreendimento se organize e arque com suas responsabilidades de forma correta e, consequentemente, desenvolva uma boa relação com seus fornecedores e uma boa imagem aos seus clientes de modo a mostrar comprometimento e responsabilidade.

 

5. Invista em tecnologias que auxiliem no controle de despesas

Cada vez mais a tecnologia está presente em nossas vidas. As ferramentas tecnológicas podem auxiliar em diversos segmentos do mercado e são empregadas de modo a tornar os processos de uma empresa mais ágeis, seguros, organizados e acessíveis.

A UPduo, por exemplo, oferece o software necessário para facilitar sua vida não só no controle de contas a pagar, mas também na gestão de toda a empresa.

O módulo financeiro do sistema Protheus, especialidade da empresa, oferece funcionalidades para melhorar seu controle de contas a pagar, contas a receber e movimentações bancárias:

I – Comunicação com o módulo compras

Essa ferramenta é responsável por agregar informações e fornecer automaticamente os títulos a pagar e relatórios sobre a compra de materiais, possibilitando um melhor controle da quantidade e custo dos produtos que a empresa adquiriu.

II – Integração Bancária

A solução de integração bancária é um importante instrumento de controle de contas a pagar, pois é responsável por atualizar automaticamente os títulos pagos pela empresas.

Esse mecanismo organiza as informações a partir dos dados fornecidos pelo próprio banco sobre qual título foi pago, data e conta remetente

III – Integração com a contabilidade

Essa tecnologia em gestão financeira é aplicada de forma a simplificar a elaboração dos demonstrativos, como balanço patrimonial, DRE e fluxo de caixa.

As contas contábeis podem ser associadas com os cadastros de fornecedores, bancos, clientes, ativos etc.

Dessa forma, todos os demonstrativos serão atualizados automaticamente quando ocorrer uma transação envolvendo alguma das contas previamente definidas.

IV – Emissão de relatórios e extratos

Essa solução em controle de contas a pagar possibilita o lançamento de relatórios, extratos detalhados e também filtrados, de forma que o administrador possa pesquisar a condição financeira do seu negócio na data que desejar.

 

6. Contratar uma consultoria em sistema de gestão

Para possuir uma ferramenta que possibilita inúmeras opções de uso para uma empresa (como um ERP eficiente) é essencial contar com a atuação de profissionais capacitados para operar e gerenciar o sistema.

Sendo assim, a consultoria em sistema de gestão é uma boa opção para a empresa, pois os responsáveis por realizar esse serviço se encarregam de implantar o sistema, atualizar, customizar de forma que seja mais acessível para quem irá operar e, além disso, qualificar os funcionários da empresa contratante para utilizar da forma correta o sistema de gerenciamento de recursos.

 

Conte com a UPduo

Os consultores especialistas da UPduo possuem mais de 25 anos de história no mercado de consultoria de recursos tecnológicos de gerenciamento das atividades empresariais.

Atuamos em três frentes principais, sendo elas a consultoria, a implantação e o suporte do sistema de gestão.

Somos especialistas nos sistemas com mais destaque no mercado, dentre eles o Protheus. Esse sistema integra o cotidiano de dezenas de milhares de empresas e é responsável por otimizar as atividades de empreendimentos de diversos ramos no mercado.

Gostou do nosso post sobre controle de contas a pagar? Então continue acompanhando o nosso blog e fique por dentro das atualidades no mundo dos negócios que podem auxiliar você no sucesso da sua empresa.

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